Един често пренебрегван, но ценен аспект на бизнеса е поздравът за гласова поща. Паметните и професионални записи правят положително въздействие. Направете поздрава подходящ за компанията, като същевременно добавяте стил с някои личности, хвърлени в микса. Най-добрите изходящи записи имат нужното количество аромат, без да губят професионалния си допир.
Основни съставки
Бизнес гласова поща трябва да има няколко съставки, които информират. Включете името на лицето, чието разширение е било набрано, името на компанията и отдела. Поканете повикващия да остави съобщение; често повикващият не осъзнава, че е достигнала до гласова поща. Кажете на клиентите, когато те могат да очакват обратно повикване, и да предложат алтернативен контакт, ако е възможно. Добавете уебсайта или имейла на компанията. Оставете само един допълнителен контакт за краткост, предупреждава Кристофър Нул, пишещ в PC World. Създайте поздрав кратко и точно.
Не-Nos
Избягвайте да използвате мобилен телефон, за да запишете поздрава. За поздравителен запис е предпочитана наземна линия. Качеството на звука не е толкова добро за мобилен телефон в сравнение с наземната линия. Професионалните поздрави не бива да звучат раздразнено или пукано. Избягвайте стандартните поздравления. Те звучат автоматично, безлично и студено. Уверете се, че не се записват фонови шумове. Лошо записаният поздрав на телефона може да обърне клиентите и да отведе. Избягвайте "um" и "uhs". Подгответе скрипт преди запис, така че да тече лесно.
Общо поздравление
Общият поздрав се използва ежедневно за ежедневни пропуснати повиквания, докато телефонът е без надзор. Този поздрав обикновено се играе за хора, които се обаждат отвън на компанията.
- Вие сте достигнали (компания), където (слоган). Това е (име), вашето ръководство за (отдел). За съжаление, не мога да вляза в телефона точно сега, но оставете съобщение с вашето име и телефонен номер и ще ви върна обаждането възможно най-скоро. Или можете да ми изпратите имейл на (имейл адрес)."
Поздравление извън офиса
Съобщенията извън офиса се използват, когато някой ще излезе от офиса за предварително определено време. Повечето услуги за гласова поща позволяват поздрав да играе за определено време, така че никой не трябва да помни да изключи поздрава за извън офис.
- Здравейте, това е (име) в (отдел). Излизам от офиса до (дата). Ще преглеждам гласовите си съобщения през целия ден, така че, моля, оставете ми съобщение и аз ще ви върна обаждането възможно най-скоро. Ако се нуждаете от допълнителна помощ, можете да се свържете с (алтернативно лице за контакт) в (телефонен номер) или да посетите нашия уебсайт на адрес (URL). ”
