Ефективните комуникационни системи са неразделна част от успешния бизнес. За да остане конкурентоспособна и продуктивна, компанията трябва да разработи организиран, ефективен подход към съответствието и общуването със собствените си служители, както и с клиенти, доставчици и други професионалисти. За щастие, бизнес комуникацията се е развила с времето и включва разнообразни видове бизнес съобщения, вариращи от прости и изпитани до технологично сложни.
Съобщения за бизнес телефона
Ако вашият бизнес има повече от един човек, в крайна сметка ще трябва да решите най-добрия начин да записвате и разпространявате входящи телефонни съобщения. Някои фирми наемат някой, който да преглежда телефонни обаждания, да записва съобщения от обаждащите се и да ги разпространява до служителите, за които са предназначени. Други фирми използват автоматизирана система за гласова поща, където обаждащите се оставят съобщенията си като гласови записи. С гласова поща всеки служител отговаря за следенето на собствените си съобщения. Някои по-малки предприятия създават само кутии за гласова поща за отделните отдели на компанията, вместо отделни служители.
Служебни бележки
Меморандуми (бележки) са вид кореспонденция, която служителите могат да използват, за да комуникират в рамките на своя отдел или между отделите на една и съща компания. Съобщенията обикновено са кратки по характер и нямат формално форматиране на външна писмена бизнес кореспонденция. Но записките имат формат и обща структура. Всеки бизнес форматира бележки със собствените си предпочитания, но като цяло, съобщенията показват получателя, подателя и субекта отгоре, понякога с удебелен шрифт. Тялото на съобщението е под тази информация в обикновен тип. Служителите могат да доставят бележки лично или да използват дистрибуцията на междинни офиси на компанията. В рамките на някои професии, като например правната и здравната сфера, хората използват бележки, за да изпращат кратки съобщения до други професионалисти и в някои случаи до клиенти. Хората могат да изпращат подобни бележки по пощата, по имейл и по факс.
Бизнес имейл
Днес много фирми използват кореспонденция по имейл като начин да общуват в компанията, както и с клиенти, доставчици и други фирми. Ако фирмата има уебсайт, служителите могат да имат имейл адреси с името на домейна на компанията, като например "[email protected]". Кореспонденцията по имейл обикновено е по-малко формална, отколкото ръкописна кореспонденция, факт, който има своите предимства и недостатъци. Много фирми, които позволяват на служителите си да използват имейл адреси на компаниите, намират за полезно да създадат единен стандарт за електронната поща на компанията. Компаниите могат да ограничат употребата на служителите само за бизнес цели и строго да регулират какви видове прикачени към имейл приложения служителят може да изтегли. Ако бизнесът има споразумение за конфиденциалност със своите служители, това споразумение вероятно ще обхване използването на кореспонденция от електронната поща на служителите. Бизнесът е в рамките на своите права да изисква служител да представлява компанията в положителна светлина, като същевременно съответства на имейл адрес на компанията. Някои фирми могат да изискват служители, които използват имейл на компанията, да добавят автоматични подписи към имейлите си. Този подпис може да включва пълното име и длъжност на служителя в компанията, както и името на фирмата, телефонния номер, уебсайта и друга подходяща информация.
Делова кореспонденция
Професионалната бизнес кореспонденция има дълга и официална история. Фирмите често поръчват дизайн на бланка, на която се отпечатва цялата бизнес кореспонденция. Дизайнът на бланката може да включва логото на компанията, както и обща информация за контакт, като пощенски адрес на компанията, телефонни и факс номера и адрес на уебсайта. Някои компании персонализират основния шаблон за бланки за физически лица в компанията, като добавят лични разширения и индивидуални имейл адреси към информацията за контакт. Писмена бизнес кореспонденция има формална структура. Въпреки че точният формат може да варира, като цяло, датата се задава в горната част на писмото, а пълното име на получателя, неговото име, фирма и пощенски адрес са под датата. Не е необходимо да добавяте етикет на тема или поле, като например „До:“ до името и адреса на получателя. Писмената кореспонденция използва отваряне на поздрави, като "Уважаеми" в началото, следвано от името на получателя и заключителни поздрави в края, като например "Искрено", с името на подателя под него. Подателят може да поиска ръчно да подпише писмото за лично докосване. Ако някой друг, различен от изпращача на писмото, го е написал или е въвел, машинописецът трябва да включва инициалите на изпращача, двоеточие и собствените й инициали под подписа. Ако едно и също писмо е изпратено до множество получатели, то трябва да бъде адресирано до основния получател, след което всички останали получатели трябва да бъдат отбелязани в долната част на писмото до буквите "CC", което означава "копие".
