Протоколите от заседанията на съвета са правни документи и са достъпни за публична инспекция, което ги прави важни документи за бизнес или друг вид организация. Колкото по-формални са те, толкова по-важно е те да бъдат одобрени от борда преди да бъдат разпространени. Използването на няколко прости добри практики за записване и одобряване на минути ще ви помогне да рационализирате този процес и да намалите документацията.
Прегледайте процеса за записване на протоколите от заседанията, посочени от организацията. Много от тях следват правилата на Робърт, позволявайки на секретаря да използва и следва шаблон за водене на бележки и създаване на последните минути. Попитайте кога и дали трябва да включите имената на членовете на съвета, които правят коментари или задават въпроси, или ако трябва да защитите личния им живот. Например, може да се наложи да напишете: „Беше обсъдено, че нашият конкурент, XYZ Corporation, е използвал заблуждаваща реклама, а FTC трябва да се свърже с него“, вместо: „Боб Смит заяви, че смята, че нашият конкурент, XYZ Corporation, използва заблуждаващата реклама и FTC трябва да се свържат. Деби Джоунс и Ханк Джонсън се съгласиха.
Не забравяйте да запишете точно минутите. Помолете членовете на съвета да спрат да говорят или председателят да изчака, преди да започне нова дискусия по всяко време, когато изоставате в бележките си. Помолете членовете да повтарят или изяснят всяка информация, която не ви е ясна. Членовете на съвета се повтарят, включително и оригиналното предложение, и окончателната му изменена версия, когато се представя предложение. Направете това, независимо от това дали движението е командировано и дали преминава. Запишете обобщенията на всички гласове, вместо просто да заявите, че е гласувал.
Изпратете протокола на председателя на управителния съвет, изпълнителния директор или изпълнителния комитет, преди да ги изпратите на пълния съвет, ако това е процедурата на вашата организация. След като получите одобрение за изпращане на протокола до пълния борд, изпратете документа на всеки член на съвета, независимо дали е присъствала на заседанието и дали ще бъде на заседанието, на което ще бъде одобрен протоколът. Изпращайте протокола достатъчно рано, за да могат членовете на съвета да ги прочетат, да задават въпроси за тях, обсъждани теми от изследването и да изискват разяснения.
На следващото заседание на съвета, което представлява кворум, накарайте председателя или който и да е член на съвета да проведе следващото заседание, за да направи предложение за одобрение на протокола от съвета. Кворумът е минималният брой на членовете на съвета, необходими за предприемане на официални действия. Изчакайте предложението да бъде изпратено и след това ръководителят на срещата да отвори думата за обсъждане. По време на дискусията е необходимо да се направи предложение, да се изпрати и предаде, ако има промени или корекции, които трябва да бъдат направени в протокола. След обсъждането, или ако няма дискусия, накарайте ръководителя на срещата да отнесе въпроса или да гласува, за да одобри протокола.
Съвети
-
Проверете дали вашата организация има подзаконов акт или друго правило относно датата, до която членовете на борда трябва да получават протоколи от заседанията.
