Често в бизнеса, ние трябва да включим мотивационно писмо, което ще придружава по-голям доклад, който може да бъде изпратен по пощата, специална доставка или дори по електронна поща. Официалното мотивационно писмо има много специфична цел и трябва да бъде написано по такъв начин, че да въвежда и описва съдържанието, да повтаря основната тема на доклада, както и да посочва следващите стъпки или действия, които трябва да бъдат предприети.
Писане на мотивационно писмо
Използвайте фирмените бланки, за да съставите мотивационно писмо на доклада с уважение към важността на документа, който придружава. Дори ако използвате стационарна електронна поща, третирайте го като хартиено мотивационно писмо, като включите изображение на логото на компанията на страницата за електронна поща.
Включете датата на деня, както и информацията за адреса, включително името и фамилията, заглавието, фирменото име, адреса на улицата и града, пощенския код. Използвайте поздрава “Скъпи”, последван от официален поздрав като съкращенията г-н, г-жа или г-жа, ако лицето е непознат или “Уважаеми” с първото и / или фамилното име на адресата, ако лицето е известни.
Посочете целта на буквата в тялото на писмото, като използвате думите като „Това писмо дава (име на доклада) за преглед или коментар (или каквото и да е желаното действие). Използвайте тази възможност, за да обобщите накратко какво представлява докладът. Опитайте се да обобщите целта на доклада колкото е възможно по-сбит - с една или две изречения максимум.
Обърнете внимание на заключението на доклада тук, без да разкривате същността на заключенията от доклада. Искате читателят да прочете реалния доклад, а не само придружителното писмо. Придружителното писмо трябва да подтикне апетита на читателя към това, което ще бъде намерено в окончателния доклад.
Имате официално заключение или следващите стъпки, в които заявявате желаните действия от адресата. Искате ли те да предадат документа или да подпишат документа или да съгласуват по-голяма среща, за да представят констатациите? Бъдете много конкретни за следващите стъпки, както и за деня и датата, ако е необходимо чувствително време.
Прекратете придружителното писмо с официално подписване, като Сърдечно, Много искрено или С най-добри пожелания. Включете името и заглавието на автора на писмото. Напишете имената на други лица, които ще получат доклада и придружителното писмо в списък cc.
