Всеки ден фирмите използват различни форми на маркетинг и комуникации. Дизайнът и съдържанието на бланката, използвана за всеки тип комуникация, често са първото нещо, което перспективата вижда в компанията. Въпреки че дизайнът и творчеството имат безкрайни възможности, компаниите обикновено спазват четири стандартни бланки в бизнес комуникацията.
Стандартна бланка
Стандартните бланки обикновено се отнасят до обект като цяло и обикновено се използват за административни или ориентирани към услуги цели. Публиката обикновено е обща и широко разпространена, а писмото може да бъде документ във вид на формуляр като писмо по подразбиране, известие или фактура. Стандартните бланки обикновено включват само името и адреса на фирмата, както и лого или воден знак на логото, ако фирмата има такава.
Специализирана бланка
Специализираната бланка е подобна на стандартната бланка с изключение на факта, че тя обикновено идва от специфичен отдел на компанията, като например счетоводно, правно или маркетинг. Публиката може да се интересува повече от областта, от която получават съобщения. Например в една компания за търговия на дребно аудиторията може да бъде група от доставчици за производствената област на компанията или група одитори за счетоводната област на компанията. Подобно на стандартните бланки, специализираната бланка включва името на фирмата, адреса и логото или водния знак; въпреки това, специализираният отдел или областта на фирмата са включени, както и всякакви други изображения или лога, специфични за отдела.
Персонализирана бланка
Обичайната бланка обикновено е по-специфична от другите видове и обикновено идва от едно конкретно лице. Тези бланки обикновено се използват за взаимни комуникации като бележки или презентации. Те се използват и за външни комуникации и по принцип не са предназначени за използване във формуляри за документи. Като се използва отново индустрията за търговия на дребно, ръководителят на проекта може да има своя собствена бланка, която да използва при изпращане на външни съобщения до техните независими изпълнители. Заедно с името на фирмата, адреса, логото и конкретната област, персонализираната бланка включва и името на подателя, както и информацията за нейния бизнес контакт.
Изпълнителна бланка
Главната бланка на изпълнителната власт е много подобна на персонализираната бланка, тъй като нейната аудитория и предмет са специфични за един човек или издание. Тази специална бланка е запазена за служители на ниво директор или по-висока и се използва за цели, вариращи от писма за прекратяване на предлагането на писма. Писмото на изпълнителната власт може също да се появи на писмо от формуляр от конкретен изпълнител. Например изпълнителният директор може да има много различни писма с формуляри, изпратени за целите по подразбиране. Въпреки че те са характерни по характер, получателите са по-склонни да проявят подходящ отговор, когато получават комуникация от конкретна по-висока позиция, вместо да получават формулярно писмо, изпратено до множество получатели на стандартна бланка. Главната бланка на изпълнителя е форматирана много подобно на персонализираната бланка, въпреки че тя може да подчертае заглавието на конкретния подател с по-едър или по-голям шрифт. Хартията също е обикновено с по-високо качество.
Дизайн и формат
Всички бланки на фирмата трябва да са уникални по отношение на дизайна, но да са възможно най-стандартни във формат. Дизайнът трябва незабавно да показва на аудиторията ви културата и търговската марка на фирмата ви. Например, ако фирмата Ви има специфични маркетингови цветове, лога или лозунги, те трябва да бъдат включени във всички бланки. Ако използвате само черно-бял печат, вашето лого и лозунг трябва да бъдат още по-забележими. Шрифтът на вашата бланка трябва да се отличава; въпреки това, тя не трябва да бъде непреодолима или нечетлива за читателя. По-конкретно, вашата бланка не трябва да заема повече от необходимата страница.
