Автор и колумнист Харви Маккей веднъж каза: "Ако не успеете да планирате, тогава планирате да се провалите." Това е по-вярно от управлението на проекти. Успешният ръководител на проекта трябва да е в състояние да жонглира с много топки, докато се занимава с разнообразен екип от хора, а стратегическото планиране, оценка и измерване са в основата на всичко. Ако съставите щателен план, общувате ясно с екипа си и измервате напредъка по пътя, пътят към успешен проект е почти сигурен.
Определете целите си. Преди да започнете да ръководите всеки проект, трябва да работите в тясно сътрудничество с вашия клиент, за да сте сигурни, че сте на една и съща страница, когато се стигне до това, което се очаква от крайния резултат и че очакванията на клиента са разумни. Създайте документ за дефиниране на проект, който дава общ преглед, посочва договорените цели и включва обхвата на проекта, всички предположения и рискове, как планирате да се обърнете към проекта, какви части от вашата организация ще работят по проекта и очакваните разходи и оценка на продължителността. Не започвайте проект, без този документ да бъде подписан от спонсорите или клиентите и всички ключови заинтересовани страни.
Планирайте, планирайте и планирайте още. Джак Гидо и Джеймс Клементс, автори на „Успешен мениджмънт на проекти“, казват, че „отнемането на време за разработване на добре обмислен план преди началото на проекта е от решаващо значение за успешното изпълнение на всеки проект“. чрез разбиване на проекта надолу в поредица от по-малки кофи, като се идентифицират задачите във всяка една. Включете ясни етапи в планирането, които ще ви помогнат да прецените дали сте на път или не с напредването на проекта. Включете разходите, които ще понесете на всяка стъпка от пътя, и очакваните часове за всяка задача.
Съберете екип, който да работи по проекта въз основа на необходимите часове и умения, които сте определили по време на процеса на планиране. Ясно съобщават общите цели, цели, обхват и бюджет, както и техните индивидуални роли в проекта. Уверете се, че всеки член на екипа разполага с бюджет и ресурси, за да свърши работата. Използвайте диаграми на RACI, ако е необходимо, така че да е ясно кой е отговорен или отговорен за всеки етап, както и кои са участниците и кой трябва да бъде информиран за напредъка.
Създайте график за редовна комуникация с екипа. За дългосрочни проекти може да е достатъчно едно официално заседание на екипа на месец, като се движи веднъж седмично с напредването на проекта. В последните седмици на даден проект може да откриете, че са необходими ежедневни срещи. Бъдете достъпни по всяко време за всеки член на екипа, за да отговаряте на въпроси.
Често измервайте напредъка на проекта. Вашата задача е да завършите проекта навреме, в рамките на бюджета и очакванията на заинтересованите страни. Много проекти обаче страдат от бюджетно раздуване и обхват. Джейсън Уестланд, автор и главен изпълнителен директор на фирма за управление на проекти Method123, казва, че бюджетът на проекта трябва да бъде жива част от проекта, който редовно преглеждате с екипа и основните заинтересовани страни през целия живот на проекта. Ако оценявате редовно напредъка си и общувате ефективно с екипа си, трябва да сте в състояние да идентифицирате проблемите с бюджета и рано и да направите необходимите корекции.
