Координацията на проекта обикновено се отнася до планирането и управлението на множество задачи едновременно. Координацията е от съществено значение за бизнес, който се занимава с два или повече свързани проекта. Проектите варират според бизнес целите, но могат да включват стартиране на нов продукт или разширяване на услугите в нови области. Координаторът на проекта често има различни роли и отговорности в зависимост от индустрията, размера на бизнеса и целта на проекта. Например, корпорациите могат да определят отделни координатори на проекти, които да се занимават с вътрешните и международните въпроси; като има предвид, че малките предприятия биха могли да изработят основни задачи по координиране на проекти в управленска роля. Координаторите на проекти могат да служат като ръководители или сътрудници на водещи мениджъри.
Основи
Обхватът на проекта (например, интегриране на проекти с различни екипи или разглеждане на алтернативни варианти) и времеви рамки (краткосрочни и общи срокове) представляват съществени характеристики - особено ако успешната координация изисква дългосрочно планиране, съчетано с безпроблемно изпълнение. Например, ако вашият бизнес възнамерява да отвори ново място, тогава трябва точно да предвидите колко време ще отнеме изграждането на магазин, да получите необходимите разрешителни, да закупите мебели или оборудване, както и да наемете и обучите достатъчно персонал. По този начин забавянето в получаването на основни доставки може да повлияе на целия проект, като например добавяне на допълнителни разходи по проекта.
Служители
За да се запази ефективността, помислете за определяне на един човек или екип от хора, които да служат като координатор (и) на проекта. Координаторите на проекти трябва да имат силни умения за решаване на проблеми, за да предвиждат и реагират на неочаквани забавяния или ситуации. Освен това те трябва да могат да си взаимодействат и да преговарят с различни видове хора. Ако проектът включва работа с бизнес в Мексико, тогава координаторите трябва да осъзнаят, че бизнес митниците се различават в Мексико от САЩ. Ако не можете да създадете роля на независим координатор на проекта, тогава коригирайте задълженията на координатора на проекта, за да изпълнявате ролята на помощник на ръководния екип. Например, асистент на проекта може да насрочи срещи, да подготви дневен ред и да оцени напредъка с общата цел за подкрепа на ефективността на проектите.
Софтуер
Включете софтуерни програми за повишаване на ефективността, като например поддържане на файловете на проекта и управление на ключова информация. За някои проекти, електронни таблици, графики или графики на стените работят ефективно. Можете също да използвате програми като Microsoft Excel или Project, или дори да разработите собствен софтуер. Например, можете да създадете програма, която да се съсредоточи върху един важен аспект, като общите направени разходи по проекта или проблемите с контрола на качеството. Уверете се, че информацията за проекта остава лесно достъпна за ключовите участници.
Съображенията
Някои проекти включват хора от различни организации или фирми, които работят заедно за постигане на подобна цел. Непрекъснато анализирайте рисковете на проекта, като например ако член на екипа не е в състояние да получи разрешение или да достави доставки навреме. Координацията на проекта трябва да включва планове за действие при извънредни ситуации, които могат да бъдат бързо приложени, ако е необходимо.
управление
Етапите за координация на проекта обикновено включват създаване на цялостна цел, планиране на основни задачи, както и изпълнение и контрол на проекта. Разработване на SWOT (силни и слаби страни, възможности, заплахи) или STEP (социален, технологичен, икономически и политически) анализ през различните етапи за оценка на напредъка на проекта.
