Ако някога работите в административна длъжност, може да е ваша работа да преписвате минути. Може да е по-трудно, отколкото си мислите, за да преписвате минути. Преписването на минутите означава постигане на точния баланс между възпроизвеждането на твърде малко и прекалено много бележки, които сте направили на вашата среща. Освен това трябва да упражнявате не само остри умения за слушане, но и добра редакционна чувствителност. Като следвате ръководството по-долу, можете да създадете професионална транскрипция на минути.
Направете транскрипцията си възможно най-скоро след срещата си. Ще можете лесно да си спомните какво стана по време на срещата.
Правилно давате право на протокола си. Запишете присъстващите на срещата, целите на срещата и датата / продължителността на срещата. Трябва също така да включите ключ, който изброява инициалите на участниците заедно с пълните им имена, защото всеки път, когато участникът говори, можете да предвоите техните изявления с техните инициали.
Преписва срещата в хронологичен ред. Разделете дискусиите / разговорите по теми, ако на срещата беше обсъдено повече от една тема. Например, ако дискусията се промени от бюджетни грижи към човешки ресурси, предисловието на следващия разговор е следното: "Дискусията, която се променя от съображения за управление на човешките ресурси …"
Разграничете важните и маловажни дискусии на вашата среща. Например, вие със сигурност не искате да преписвате моментите, които някой е отишъл извън темата и са говорили за лични въпроси. Вместо да споменаваме, че дискусията е отклонена от курса, напишете или елипси "…" или нещо подобно, "След около час несвързан разговор …"
Запазете документа на твърдия диск (или флаш устройството), преди да го отпечатате. Транскрипцията на минути записва повечето от основните решения на бизнеса, така че е важно тези решения да бъдат запазени за бъдещи справки.
Съвети
-
Винаги проверявайте правописа и граматиката си, преди да изпратите протокола на вашите минути на шефа си. Попитайте шефа си дали има шаблон, който можете да използвате, за да преписвате вашите минути. Ако не, попитайте дали има предишни транскрипции на минути, които можете да посочите, докато пишете своя собствена.
Внимание
Бъдете изключително внимателни при записването на всякакви изблици на среща. Не споменавайте човека, който стои зад избухването, но заявете нещо подобно: „Силно се окуражаваше, че..“ Ако някога се чувствате неуверени в асоциирането на име с дискусия, консултирайте се с председателя на срещата.
