Политиките и процедурите са изисквания за повечето организации. Много от тях трябва да пишат тези типове документи, защото трябва да спазват разпоредбите, като Международната организация по стандартизация (ISO). ISO е семейство от стандарти, които се фокусират върху подобряването на качеството. Един от най-често срещаните примери за политики и процедури, които организациите пишат е стандартната оперативна процедура (SOP).
политики
Политиките определят правилата, които компанията ще прилага в цялата организация или отдел. Например, компанията има политика за паролите. Той може да заявява, че служителите трябва да променят паролите си на всеки 60 дни. Политиката може също така да посочва, че системата ще уведоми служителите 14 дни преди изтичането на техните пароли. Политиките трябва да бъдат ясни, кратки и последователни. Политиките също ще имат съкращения в тях. Авторът трябва да ги изрича, когато се използва за първи път и след това да използва съкращенията през останалите политики.
Процедури
Процедурите прилагат политики. Процедурите предоставят подробна информация, като например инструкции стъпка по стъпка за това как да изпълнявате задачи. Пример за процедура е как да се създават нови мрежови акаунти. Първата стъпка може да включва мениджъра, който трябва да попълни формуляр за новия си наем. Формулярът може да изисква от управителя да предостави информация, като например пълното име на новия наем, длъжността и отдела, в който ще работи новият наем. След това мениджърът подава формуляра в ИТ отдела. Тогава мрежовият администратор ще има процедури, които трябва да спазва. Те могат да включват настройка на имейл и мрежов профил и създаване на значка за защита. Процедурите трябва да бъдат лесни за следване. Важно е да се има предвид, че процедурите се променят за определен период от време. Следователно компанията трябва да ги преразгледа поне веднъж годишно. Той трябва да определи лице, което да актуализира процедурите. Подобно на политиките, процедурите трябва да бъдат последователни, кратки и точни.
SOP
SOP е стандартна операционна процедура. Този тип документ описва какво правят организацията и нейните отдели. Освен това той обяснява ролите и отговорностите на служителите. Тогава СОП обикновено включва политики и процедури за всеки отдел. Например политиката ще обхване правилата за закупуване на хардуер. След това процедурата ще предостави инструкции стъпка по стъпка за това как да закупите хардуер. Въпреки че SOP се състои главно от текст, доброто трябва да включва организационни схеми, диаграми, схеми и работен процес.
