Процедурите за контрол на документите не трябва да бъдат сложни. Всъщност сложността увеличава вероятността документът да не бъде адекватно посочен. Въпреки това, управлението на информация е един от най-важните процеси във всяка организация. Разчитането на електронната кореспонденция на данни увеличава необходимостта от непрекъснато актуализиране на процедурите за контрол и съхранение на данни. Ако не се поддържат адекватни процедури за контрол на документите, това може да доведе до огромни финансови рискове. За щастие подобренията в технологията за управление на документи и софтуерните приложения създадоха нов свят на най-добри практики.
Идентифицирайте критичните процеси
Задайте екип от мениджъри с различни функции, за да идентифицирате най-важните процеси, свързани с потока от данни и информация. Проследявайте как данните (имейли, проучвания на клиенти, IRS форма и т.н.) преминават от вашия клиент към файловете на базата данни. Сравнете всеки процес на потока от данни и идентифицирайте общи или излишни задачи. Набелязвайте всички информационни процеси, вариращи от електронната поща до корпоративното съответствие, като използвате основна схема.
Създайте ръководство за процедури
Процедурите - както за софтуера, така и за хартията - трябва да определят как се одобряват документите преди и след актуализацията. Те трябва също да уточнят как се актуализират и одобряват документите. Адрес как системата ще идентифицира промените, т.е. с датата на издаване или с промените на шрифта. Не забравяйте да очертаете процеса на вземане на решение за остаряване на документа. Разберете как да предотвратите използването на "остарели" документи.
Осигурете функционалност
Уверете се, че документите са на разположение на подходящите хора, когато те се нуждаят от тях. Ако се преобразувате във виртуална система, не забравяйте да документирате внимателно как ще се съхранява оригиналният документ, ако изобщо го направите. И накрая, имайте резервно решение. Ако се премине към автоматизирана система, използвайте пилотна стратегия. След пълното преобразуване изчакайте три месеца, преди да унищожите или попълните хартиени документи.
