Ефективността е ключова за всяка офис или бизнес обстановка. Да бъдеш организиран е умение, което ще е от полза за всяка офис среда. Едно нещо, което може да искате да подобрите, дори ако установите, че сте обикновено организирани, са вашите процедури за подаване на документи и поддръжка. Можете да прекарвате часове в търсене на важни документи, ако няма система, която да ги управлява. Наличието на възможност за получаване на необходимите документи, когато сте под натиск, е от жизненоважно значение. Въпреки че някои работни места могат да имат действителни физически файлове, по-голямата част от подаването на документи се случва на компютъра.
наименуване
Назовете всички файлове и папки по последователен начин. Не назовете някои от тях по дата и други по името на проекта. Бъдете сигурни, че всеки файл на даден проект има нещо уникално за проекта в неговото заглавие. Създайте папка с главен проект с лесно разпознаваемо име. Разделете тази папка на подпапки с ясни заглавия, които можете да използвате, за да изброите имената на работещите или други необходими неща.
спестяване
Съхранявайте подобни документи заедно. Ако работите по конкретен проект, запишете всички документи в същата главна папка на компютъра. Това е по-ефективно и логично, отколкото съхраняването на всички електронни таблици или всички графики на различни места. Когато се кодирате с подробности, едно кликване ще ви отведе до проекта.
съдържание
Преди да започнете да подавате документи, отделете известно време, за да прегледате съдържанието. Не запазвайте цялата информация, която ви е изпратена. Това ще означава повече време да прегледаме ненужните неща по-късно. Ако документът е подходящ за конкретния ви проект, запишете го. Ако не, премахнете го от компютъра.
Статус
Разделете документите, които са част от текущата работа, от документи, които са за завършена работа и се съхраняват само за справки и записи. Използвайте папката си система. Запазете текущите документи на лесно достъпно място, като работния плот на компютъра. След като работата приключи, преместете я в папката на проекта, в която се съхранява приключена работа. Приспособете този метод, за да съответства на вашия бизнес.
