Документацията за процеса е запис на процесите, които компанията извършва редовно. Обикновено, създадени за обучение на служителите, процесната документация и обучението понякога могат да отнемат време от други дейности. Въпреки това, отстраняването на проблеми, причинени от служители, които не са получили подходящо обучение, или които не са разбрали правилния начин за провеждане на процес, също могат да отнемат време за един ден.
интеграция
Организациите се състоят от поредица от процеси, интегрирани заедно за постигане на всеобхватна цел. Документацията за процеса включва запис на тези различни процеси, така че организациите да могат да разберат как функционират и да разработват стратегии за тяхното подобряване.
яснота
Процесите трябва да бъдат записани по ясен и убедителен начин, защото тези процеси могат също да спомогнат за формулирането на необходимите промени в начините, по които служителите ги изпълняват. Понякога ръководството може да разработи документация за процеса в ръководства за обучение за обучение на нови служители.
Практично
Документацията за процеса трябва да може да се прилага, така че лицата, които никога не са извършвали тези процеси, могат да ги изпълняват. Причината, поради която някои продукти са едни и същи в цялата верига магазини, е, че процесът на създаване на тези продукти - например чаша кафе - е ясно документиран по начин, който позволява на другите да създават дубликати на продукта. Документацията за процеса трябва да бъде приложима за подпомагане на мениджърите в обучението на служителите.
Причина и следствие
Процесната документация трябва да бъде написана, за да се дефинира ясно причинно-следствената природа на процесите. Процесите трябва да бъдат документирани изолирано, както и документирани, за да обяснят как различните процеси се отнасят един към друг. Например, една организация може да иска да разбере как процесът на срещата му влияе върху откритостта на дискусията на компанията.
пропуск
Тези, които създават документация за процеса, също трябва да са наясно какво да пропускат в документацията за процеса. Например, някои процеси са толкова прости, че не е необходимо да бъдат описвани. Другите процеси не трябва непременно да се правят правилно всеки път.
Процес и обучение
Често мениджърите могат да комбинират документацията на процеса и обучението. Процесната документация може да спести време за работниците, които биха могли да изпълняват други задачи, вместо да използват времето, преминаващо обучение. Документацията за процеса обаче не винаги обяснява достатъчно ясно информацията на служителите. Често трябва да се комбинира с практическо обучение, за да се гарантира, че информацията е ясно разбрана от новия служител.
