Докладите за услуги са документи, написани от представители на обслужването на клиентите, за да проследяват качеството на даден продукт или услуга. Ръководството използва тези отчети, за да формулира планове за това как да променя продукта или да променя сервизните протоколи за по-добро преживяване на клиентите. Това е важно, защото такива адаптации могат да доведат до по-добро задържане на клиентите и препратки, което от своя страна може да доведе до увеличаване на приходите за бизнеса. Когато пишете доклад за услугата, е важно да представите информация, която е едновременно ясна и ценна за развитието на бизнеса.
Напишете името на клиента и информацията за контакт, включително неговия имейл адрес, ако е приложимо.
Посочете марката, номера на модела, серийния номер, датата на закупуване и часа на обаждането на клиента или посетете отчети за услуги, ориентирани към продукта. Осигурете заглавие на услугата и описание на услугата вместо информацията за марката, модела и серийната информация, ако докладът за услугата се занимава само с услугата.
Очертайте проблема, като отбележите всички специфични коментари на клиенти за продукта или услугата. Посочете дали проблемът е възникнал отново.
Избройте конкретните услуги или продукти, предоставени или предоставени, за да отстраните оплакването на клиента. Например, ако вашият бизнес се занимава с компютри и софтуер, може да напишете "Ran диск проверки, за да намерите лоши сектори диск", ако клиентът подозира, че неговият твърд диск се провали.
Посочете причината за проблема, включително проблемите с персонала. Посочете кои части са дефектни, ако е приложимо.
Напишете параграф, в който включвате всички забележки или бележки, които биха могли да помогнат за избягване или справяне със подобни оплаквания в бъдеще. Например, може да забележите, че жалбата е препратена към конкретен екип, какъв е проблемът в по-голям мащаб за компанията или че ще е необходим конкретен инструмент за дългосрочно решаване на проблема.
Осигурете основен рейтинг на удовлетвореността на клиента, като използвате указания, зададени от вашата компания (например, 10 равностойни са напълно удовлетворени).
Подпишете и подпишете отчета.
Съвети
-
Много уебсайтове предлагат шаблони за отчети за услуги, които имат раздели за информацията, посочена тук. Използването на такъв шаблон или създаването на собствен шаблон ще доведе до по-последователно събиране на данни от множество представители за обслужване на клиенти.
Съхранявайте формулировката на доклада си възможно най-сбито. Избягвайте изцяло използването на езика "аз". Непълни изречения, в които се разбира субектът и които започват с глаголи, са приемливи (напр. "Предоставен заместител на част"), както и куршумите. Отчетите на клиентите трябва да бъдат много бързи за четене и създаване, тъй като представител може да трябва да подготви десетки на ден.
Уверете се, че сте посочили името на представителя, който е извършил повикването или посещението, дори ако сте били вие.
