Независимо дали приемате поръчка за пица, поръчка за нещо от телевизионна реклама, автомобилни части или конвейерна система, процесът на вземане на поръчка не се променя. Да бъдеш учтив и да събираш цялата необходима информация, за да направиш поръчката, завършва сделката по професионален начин и насърчава удовлетвореността на клиентите. Процесът на приемане на поръчки може да определи дали клиентът поставя повторна поръчка.
Идентифицирайте себе си и мястото си на работа, когато отговаряте на телефона. Например, “ABC123 Company, това е Sally, как мога да ви помогна днес?” Никога не яжте и не пийте по телефона и говорете ясно и бавно, за да може клиентът да ви разбере. Поддържайте гласа си равномерно; ако имате склонност да говорите силно, ограничете тази тенденция, когато сте по телефона по време на работа и поддържайте приятелски тон в гласа си. Използвайте правилната граматика и избягвайте жаргона.
Поискайте името на обаждащия се и го използвайте по време на разговора. Не се обаждайте на клиент с нейното име, освен ако не ви инструктира да го направите; използвайте официалното й заглавие. Никога не поставяйте клиента на задържане или високоговорител, без първо да поискате разрешението и да чакате отговора.
Слушайте внимателно клиента и запишете всякаква уместна информация. Помолете го да повтори, ако е необходимо. Не разчитайте на паметта си. Никога не действайте така, сякаш бързате, най-важният клиент е този, който в момента е на телефона. Пазете поведението си търпеливи и полезни.
Уверете се, че получавате цялата необходима информация, за да направите поръчката, включително точния артикул, спецификации, размер и всяка друга уместна информация. По-добре е да имате повече информация, отколкото трябва, за да направите поръчката правилно, отколкото твърде малко. Винаги повтаряйте поръчката на клиента, за да я потвърдите. Уверете се, че тя е наясно с цената на поръчаната стока, за да избегнете неприятна изненада на клиента, когато получи сметката.
Попитайте клиента за неговия телефонен номер, за да можете да му се обадите, ако имате някакви въпроси относно поръчката по-късно. Винаги прекратявайте разговора, като благодарите на клиента за неговия бизнес. Изчакайте първо да затвори телефона, за да не чуе шума на телефона.
