Църковната база данни ще предостави основна информация за всеки член на вашето събрание с едно кликване на компютърната мишка. Отминаха дните на хартиените адресни книги, с техните секретарски пилета и пресечки, докато семействата се развиват и преместват. С база данни всичко остава организирано и актуално, което ви позволява да споделяте информация за контакт в църковно семейство.
Съберете информацията за контакт на всеки, който посещава вашата църква. Можете да направите това, като раздадете формуляр за събиране на данни от служители или чрез използване на имейл лист, който позволява да се отговори на имейл или да се свържат с сайт от онлайн формуляр като SurveyMonkey.com.
За всяко семейство, уверете се, че сте получили тяхното име, адрес, телефонен номер и имейл. Може да искате да включите и рождени дни, годишнина и подходяща информация за всяко дете, като възраст и специални интереси.
Да съобщава целта на църковната база данни на всеки човек. Поискайте разрешение на хората, преди да ги включите в публичен файл, и ако не желаят информацията да бъде споделена, или направете своя „личен“ файл или ги оставете скрити.
Стартирайте електронна таблица на Excel. Първата колона трябва да е за имената на членовете на семейството, последвана от втора колона за домашния адрес. Третата колона трябва да включва телефонен номер, четвъртата колона трябва да има имейл адрес, а последната колона може да включва всякакви бележки или опасения, за които трябва да е запознат пасторският персонал.
Можете също така да създадете това в Microsoft Word, Open Office или всяка друга програма, която ви позволява да създадете файл, който да може да се съхранява на компютъра или да се съхранява на диск.
Запазете файла, след като цялата информация е въведена. Тази база данни трябва да се съхранява някъде, където е лесно достъпна за онези, които я използват редовно (като служители на църквата), но не и за тези, които не се нуждаят от информация. Помислете дали да не го поставите на споделен твърд диск или парола, която я защитава, за да не се налага на snoopers.
Помислете за закупуване на програма за бази данни, предназначена за църкви, като Servant Keeper. Вашият Excel таблица в този случай просто ще бъде проект. Въведете отново окончателната си, организирана информация в определените полета на програмата на базата данни. Запазете работата си.
Елементи, от които се нуждаете
-
Компютър с интернет достъп
-
Информация за контакт за всички събратя, които искат да бъдат включени
-
Секретар или доброволец за въвеждане на данни
-
Програма за електронни таблици като Microsoft Excel
-
Софтуер за база данни (по избор)
Съвети
-
Пазете поверителната информация поверителна. Уважавайте неприкосновеността на обществото. Проверете с точност изписването на имената и цифрите на телефонните номера.
Внимание
Ако имате проблем с софтуера на базата данни или смятате, че е счупен, не се опитвайте да го "поправите". Можете да изтриете ценни файлове. Вместо това използвайте номера на клиентската услуга, предоставен със софтуера.
