Комитетът за планиране на събития може да ви бъде полезен, ако отговаряте за голяма или сложна дейност. Комитетът трябва да се сформира рано, за да може да участва в планирането от началото до края. Вземете водеща роля, когато става въпрос за определяне на срокове и набиране на членове на комисиите.
Започнете да правите планове за комисията месеци преди събитието. Установете колко често комисията трябва да се среща и да води срещите до минимум, така че хората да не се отегчават. Планирайте допълнителни срещи, когато събитието се приближи.
Установете отговорностите на членовете на комисията и планирайте всички подкомитети, преди да се обърнете към хората да се присъединят към комисията.
Поканете хора да се присъединят към комисията. Съсредоточете се върху хора, които са проявили интерес към събитието или имат опит в планирането на подобни събития. Попитайте лично и дайте на индивида всички подробности, които сте планирали до този момент. Изпратете им имейли, благодарили им за присъединяването към вашата комисия и им напомняли подробностите за първата ви среща.
Нека всеки член попълни кратък формуляр с информация за контакт на първата среща. Прегледайте графиците за срещите и предоставете подробности за събитието и всички текущи активи или проблеми. Посочете къде се нуждаете от помощ и какви решения трябва да направите. Подгответе подкомитетите и оставете групата да определи кои членове ще отговарят за тях. Определете председателите на подкомитети до края на първото заседание.
