Много фирми, големи и малки, използват кредитни карти, издадени от компанията, като начин за служителите да извършват малки покупки или да плащат други разходи, свързани с бизнеса. За да се намали възможността за злоупотреба, трябва да бъдат съобщени добре дефинирани политики за използване на картите на служителите и техните надзорни органи. Тези политики следва да разглеждат въпроси като подходящо използване, сигурност, ограничения и процедури за преразглеждане.
Отговорности на картодържателя
Служителите, избрани да получават бизнес кредитни карти, следва да носят отговорност за сигурността на картата, както и за поверителността на свързаната с компанията информация. Тази отговорност следва да включва съхраняване на картата в сигурно място, защита на личния идентификационен номер на картата и преглед на изявления за неправомерна дейност. Фирмените кредитни карти никога не трябва да се използват от никой друг, освен от картодържателя. Загубени или откраднати карти трябва да се докладват на издателя на картата и на компанията възможно най-скоро.
Граници на разходите
Кредитните карти на дружеството трябва да включват лимити на разходите в съответствие с очакваните нужди на служителя. Тези лимити трябва да се съобщават на служителя по време на издаването и да се спазват стриктно. Служителите трябва да гарантират, че употребата не надвишава този лимит или се налагат прекомерни наказания или такси. Фирмените кредитни карти никога не трябва да се използват за авансови плащания.
Отчитане на употребата
Служителите трябва да носят отговорност за редовните доклади за ползване от назначения надзорен орган.Тези доклади следва да включват подробно обяснение на индивидуалните такси, оригиналните разписки и подходящите счетоводни кодове на дружествата. Тази информация следва да бъде приложена към приложимото месечно извлечение и да се представя с достатъчно време, за да се избегнат таксите за забава за плащане.
Лична употреба
Освен ако не е включена като част от пакет за обезщетение на служителите, не трябва да се разрешава лична употреба на фирмена кредитна карта. Личната употреба трябва да се дефинира като всякакви такси, които не са пряко свързани с дейността на бизнеса или свързаните с тях разходи. Личната употреба в извънредна ситуация трябва да изисква допълнително обяснение и незабавно погасяване на компанията.
Преглед на употребата
Прегледът на използването на кредитни карти на служителите трябва да се извършва редовно. Този преглед трябва да се извърши както от непосредствения ръководител на служителя, така и от член на отдела за бизнес счетоводство. Надзорният орган на служителя трябва да носи отговорност за определянето на употребата, която е приложима и подходяща за отговорностите на работника. Счетоводният отдел трябва да гарантира, че плащанията и кредитите се обработват правилно и лимитите за използване не са надвишени.
