Процедурите за резервация на кетъринг услуги защитават продавача и клиента. Доставчиците гарантират, че клиентите ще следват ангажимента си, като клиентът потвърди датата, броя на гостите, менюто и други специфични събития. Клиентите гарантират, че тяхната банкетна дата се потвърждава, като се спазват сроковете за плащане и се съобщават допълнителните им нужди за банкетни служители.
Среща и преглед на договора
Кетъринг услугата има първоначална среща и преглед на договор с потенциален клиент като част от процедурите по резервация. Търговски представител ще прегледа условията и условията, както и всички аспекти на процеса на резервация, като същевременно обсъжда разходите. Подписите от клиентите за резервации са задължителни и свидетели. Договорът се дава на клиента и копие се съхранява от продавача.
депозит
Обикновено се изисква депозит при поръчване на кетъринг услуги.Може да се изисква депозит за провеждане на дата и конкретно място; в зависимост от доставчика, този депозит може да бъде необходим дори преди да е подписан договор и договорът може да бъде подписан скоро след това. На клиента се предоставят копия от разписки за извършени плащания.
Такси за анулиране
Депозитите обикновено не се връщат, но могат да се прилагат такси за анулиране. При отлагане на събитие се начислява такса за анулиране. Други политики и процедури за резервация могат да бъдат разработени за ситуации, при които клиентът желае да се премести, но не може да отложи датата. Може да се въвежда такса за промяна на датата. (ref 2)
Краен срок за храна
Друга процедура е определянето на крайни срокове за окончателните поръчки за храна. Въпреки че договор и други процедури диктуват разходи, депозити и изисквания за анулиране, винаги е част от процеса да се определи краен срок, когато крайният брой на необходимите ястия и напитки се предоставя на кетъринг компанията. Сватби, партита, конвенции и търговски изложения представят окончателните си номера три дни преди големите събития; те също така предоставят актуални данни за специалните изисквания за хранене като храна за хора с диабет, алергии или за деца.
