Меморандуми или бележки са кратки бизнес комуникации, които служат за получаване на важни части от информация за хората в сбит и лесен за четене формат. Ясното заглавие на бележка е важен аспект на всяка меморандум, защото подготвя читателя за това, което предстои. Бързото сканиране на заглавието разкрива ключова информация за това кой е включен в темата, какво ще бъде адресирано и кога ще бъде изпратено. Последователният формат на заглавията улеснява служителите и колегите да четат, разбират и подават тези полезни документи.
Форматирайте всяка бележка по един и същи начин с ясно обозначени, от, дати и теми. Тези елементи трябва да бъдат отпечатани на отделни редове и с главни букви.
Въведете името и заглавията на всички податели и получатели в секциите „към“ и „от“ на бележката. Не е нужно да използвате г-н или г-жа в бележки, въпреки че понякога се използва д-р. Включете както първото, така и фамилното име на всеки човек, за да избегнете объркване.
Поставете текущата дата в секцията „дата“ на заглавието. Не включвайте ден от седмицата, но включвайте и годината.
Напишете кратка и информативна тема. Избягвайте теми с една или две думи, които не съдържат достатъчно информация, като например „Актуализация на фирмата“. Изберете тема, която позволява на получателите ви да знаят точно за какво се отнася бележката, като например „Обновяване на фирмено облекло“.
Съвети
-
Елементите на заглавията могат да бъдат пренаредени по желание. Някои компании предпочитат темата да е по-висока в заглавието. Каквото и да изберете, дръжте го последователно от една бележка към следващата.
Ако използвате предварително отпечатана бележка и напишете детайлите на ръка, не е необходимо да включвате двоеточие след всеки елемент от заглавието.
