Ако откриете, че прекарвате часове в търсене на определен документ или файл, може би е време да преразгледате организационната система на вашия офис. Ако имате много файлове и папки, може да отнеме известно време и да ги организира. Но накрая ще си струва, защото ще знаете точно къде да намерите всичко. Ако се чувствате претоварени да се заемете с целия офис наведнъж, опитайте да преминете през една област на ден, докато не приключите.
Елементи, от които се нуждаете
-
Входящи / Изходящи
-
файлове
-
Папки
-
Етикети
-
Шкаф / картонена кутия
Поставете входяща и изходяща кутия в единия ъгъл на бюрото си. Съхранявайте всички изходящи банкноти, бележки и други елементи, които трябва да бъдат изпратени или разпространени в изходящата кутия. Изпращайте тези продукти ежедневно. Поставете входящите файлове, документи и поща в входящата поща. Също така ежедневно действайте или подавайте тези документи; по този начин те няма да станат бъркотия.
Създавайте категории за файловете и папките си. Те ще се различават в зависимост от вашия бизнес. Някои категории могат да имат очевидни етикети, като клиенти, данъчна информация, доставчици и предстоящи проекти. Фокусирайте се върху класифицирането на всички ваши документи в тези големи категории.
Разделете големите категории на по-малки подкатегории, ако е приложимо. Например, ако вашият бизнес има клиенти, създайте една папка за всеки клиент. Ако документите на клиента са твърде многобройни, за да се впишат в една папка, разделете тази категория още повече. Разделете файла на клиента на различни папки за различни типове документи.
Отбележете всичките си файлове. CNN Money препоръчва етикетирането на файловете според начина, по който вероятно ще ги търсите. Например вместо етикетиране на неясен файл „Form 27G-28A“, го обозначете с „Фактури“ или с подобна категория. Това улеснява бързо намирането на документи.
Поставете всички документи в картотека, кутия за подаване или подобен съд. Ако имате много файлове, запазете най-често използваните до бюрото си. Ако ви свършат офис площи, съхранявайте файловете, които можете да използвате само веднъж годишно в отделно помещение за съхранение на килер или изцяло в друга стая.
Съхранявайте отделна купчина документи, предназначени за кошчето, докато сортирате файловете си. Навременното раздробяване на стари и неподходящи документи е ключът към поддържането на организиран офис. Ако не сте сигурни дали можете да се освободите от документ, определете една папка за евентуално кошче и запазете документа там, докато не можете да разкъсате.
