Писането на писмо до санитар може да бъде много сложен въпрос. Трябва да удариш точния тон на уважение, без да се гали. Освен това трябва да знаете подходящия поздрав за използване и да се уверите, че името на лицето е правилно в писмото и на плика. Не всички сановници с равен ранг се третират еднакво. Например, президентът на републиката е адресиран като „Превъзходителство“ към поздрава, докато президентът на Съединените щати е адресиран като „господин президент“.
Проучете заглавието на получателя. Тя е държавен сенатор, представител или нещо друго? Вие не искате да сте неправилни, защото това ще ви накара да изглеждате неинформирани и да намалите доверието си.
Започнете писмото, като напишете адреса си, но не и името си. Прескочете дадена линия и въведете пълната дата. Прескочете допълнителен ред и въведете официалния адрес на санитарния служител и неговия физически адрес. Например, ако пишете на кралицата на Англия, ще пишете: "Нейно величество кралицата", последвано от адреса на дома. Към 2011 г. конституционният монарх е кралица Елизабет II. Нейното име всъщност е Елизабет Александра Мери, но това никога не е насочено към нея.
Започнете поздрава. Често това е различно от адреса. Например, ако пишете на кралицата на Англия, бихте използвали или "Мадам", или "Нека бъде удоволствие на Ваше Величество". Следвайте и двете с двоеточие.
Напишете тялото на вашето писмо. Бъдете внимателни, за да поддържате уважителен тон през цялото време. Независимо дали сте субект или гражданин при управлението или мандата на високопоставеното лице, се отнасяйте с него с уважението, съответстващо на позицията.
Край на писмото с заключително изявление, което съответства на заглавието на санитаря. За кралицата темата трябва да подпише „Имам честта да остана, мадам, най-смирения и послушен субект на Вашето Величество“, последван от пълното име и подпис на субекта над него. Въпреки това, за президента на Съединените щати, трябва само да напишете "С уважение", последвано от вашето име и подпис. Когато пишете на бившия президент, "Искрено" е достатъчно.
Адрес на плика, като се използва същия официален адрес, който се появява в писмото. Например, за бивш президент на Съединените щати бихте написали "Почетен (име)", последван от физическия адрес. За кралицата на Англия бихте написали „Нейно величество кралицата“, последвано от физическия адрес.
