Заминаващият служител може да причини редица главоболия за бизнеса, включително прекъсване на обслужването на клиентите, пропуски в клиентите и загуба на продажби. Използването на съобщение за предупреждение на клиентите за заминаването на служителя може да бъде положителна, проактивна стратегия за връзки с обществеността, която да ви помогне да превърнете потенциалния лимон в лимонада.
Задайте целите си за писмото
Решете защо искате или трябва да се свържете с клиентите си, за да ги уведомите за напускането на служител. Използвайте списък с точките, които ще ви помогнат да приспособите различни букви към различните нужди на клиентите, с които ще се свържете. Например, може да се наложи да уверите някои клиенти, че няма да има прекъсване на доставките или обслужването на клиенти. Може да се наложи да позволите на други клиенти да знаят, че имат нов контакт във вашата компания, кой ще бъде този човек и че новият представител ще ги нарича. Може да пожелаете да се обърнете към слуховете, да информирате клиентите си, че заминаващият служител има клауза за неконкуриране, която възнамерявате да приложите, или че служителят напуска доброволно.
Говорете с служителя
Запознайте се със служителя, за да обсъдите плана си, за да се свържете с клиенти. Помолете служителя да даде съвети, за да общува с конкретни клиенти, въз основа на взаимоотношенията му с тях, познаване на тяхната история и нужди и мисли за потенциалните им опасения. Попитайте служителя дали му се иска да съобщи причината за неговото заминаване или ако трябва да го оставите от писмото. Дори ако се разделяте от служител при лоши условия, нито един от вас не трябва да изгаря мостове и да навреди на репутацията на никого на пазара.
Решете за получателите
Напишете списък на получателите на писмото, така че да можете да приспособите съдържанието към всяка от тях. Документирайте причините, по които пишете всеки клиент до името на клиента, и си направете бележки за всяко конкретно съдържание, което искате да включите или пропуснете в писмото на този клиент.
Напишете първия чернови
Напишете първия проект на писмото, адресирано до клиента по име. Започнете с предлагане на увереност, като например: „XYZ Co. винаги се гордееше с нашата способност да осигурим отлично обслужване на клиентите чрез нашия обучен и професионален персонал.” След това предупредете клиента, че вашият служител тръгва и защо, ако имате реши да включи тази информация. Обърнете се към всички опасения, които клиентът може да има, и да разкажете как ще ги адресирате. Представете новия контакт на клиента и нейната информация за контакт и уверете се, че сте включили всички приложими дати за преход. Добавете постскрипт, който извиква всяка важна информация, която искате да изпъкнете, като например факта, че новият контакт ще се обажда да се представи тази седмица. Завършете с покана към клиента да се свърже с вас лично, ако клиентът има някакви въпроси.
Финализирайте писмото
Накарайте ключовите си мениджъри и новия контакт на всеки клиент да прегледат черновата ви на различните букви, които създавате, за да поискате вход. След като сте получили информация за първия си проект на писмото на клиента, създайте окончателните копия. Нека съответните членове на персонала видят окончателния проект преди да бъде подписан и разпространен.
