Предаването на лоши новини не е лесно, особено ако мразите разочароващи хора. Въпреки това, в някакъв момент от кариерата си може да се наложи да напишете писмо с отказ, за да информирате кандидата, че неговата работа е неуспешна. С правилния подход, можете да напишете писмо, което доставя лошите новини, но остава учтиви.
Започнете писмото, с което благодарите на кандидата за времето си. Писмото трябва да започва с „Уважаеми г-н или г-жа…“ и да продължите да благодарите от името на организацията.
Посочете отказа по ясен начин, така че няма да има объркване за получателя. Не използвайте позитивни думи, за да започнете отрицателно изречение. Например, "Бяхме много впечатлени от вашето резюме, но съжаляваме, че ви информираме, че не сте квалифицирани за позицията." Бъдете ясни и кратки, така че получателят да знае точно какво имате предвид. Не правете писмото по-дълго, отколкото трябва; прекъснете лошите новини възможно най-скоро, като останете учтиви.
Обяснете причините за решението. Вероятно работата вече е била попълнена или е имало грешка в документите за кандидатстване. Предоставянето на причина за отказа е важно, ако желаете да помогнете на кандидата да подобри шансовете си за успех в бъдеще или ако искате да посочите лесно отстранена грешка. Въпреки това, някои компании или лица предлагат риторична причина; това е вариант, за да не се казва истината. Например, ако лицето е закъсняло с интервюто или изглежда, че има лоша хигиена, трябва да използвате реторика, вместо да обяснявате истинската причина.
Затвори писмото с любезно изречение и бележка на добра воля. Например, „Оценяваме Вашето време и усилия през целия процес на интервюто“. Пожелайте на кандидата най-доброто в бъдеще и насърчете друг опит. Не правете края дълго и излагайте на риск да изглежда неискрен.
Съвети
-
Не забравяйте да изпратите своевременно писмото за отказ. Не оставяйте лицето, което виси, да вземе окончателно решение.
