Днес много фирми и държавни агенции смениха сметката за разходи с планове за възстановяване на разходите. Този план за възстановяване не позволява на служителите да използват корпоративни или държавни сметки по други причини, различни от одобрените разходи. Възможно е обаче да ви е трудно да следите елементите на касовите бележки; понякога личните разходи се смесват с бизнес разходи и вие сте отговорни за докладването на проблема и приемате възстановяването, че сте длъжни за официален бизнес. Когато това се случи, ще бъдете помолени да напишете писмо с обяснение на разписките и да изясните кои разходи трябва да бъдат възстановени.
Започнете писмото, като напишете датата. Пропуснете ред и въведете името и заглавието на лицето за контакт, името на фирмата и адреса на фирмата на отделни редове. Пропуснете друго място и въведете "Уважаеми госпожице / господин (фамилия)", последвано от двоеточие.
Идентифицирайте се и обяснете целта на вашето писмо веднага. Например: "Казвам се Джил Харисън от счетоводния отдел и пиша, за да обясня моите приходи от последното ми пътуване, свързано с бизнеса, до Akron, за да изясня кои елементи трябва да бъдат възстановени и кои са моите лични разходи, които не са необходими възстановяване."
Посочете разходите, които трябва да бъдат възстановени в номериран списък, и се обърнете към съответната разписка и датата на получаването, за да помогнете на лицето, което обработва възстановяването. Ако вашата организация работи на дневна база, на която ви се разпределя само определена сума за храна, настаняване или други стоки на ден, разбийте разходите на ден, така че преработвателят може да види дали сте останали под размера на дневните.
Посочете разходите, които се появяват върху разписките, които са вашите лични разходи. Не е нужно да обяснявате какво са, просто заявете, че това е вашето лично обвинение. Дайте и тези разходи. Вашият бизнес или организация може също да поиска от вас да премахнете съответните данъчни такси, свързани с тези лични вещи, от сумата за възстановяване.
Осигурете сумите в края на това, за което трябва да бъдете възстановени, заедно с общата сума, за която отказвате възстановяване. Тези две цифри трябва да се равняват на общата сума на долара върху приходите. Дайте сумата в долари, за която искате възстановяване, и сумата в долари, за която отказвате възстановяване; често организации изискват от вас да поставите тези изявления на ясен език по правни причини.
Благодари на процесора за неговото време и се извини за неудобството да се налага да сортираш разписките. Въведете телефонния си номер и служебния си електронен адрес, в случай че той или тя имат някакви въпроси относно таксите върху разписките.
Затворете писмото, като напишете "Искрено" и пропуснете три интервали от редове. Въведете пълното си име и заглавие. Отпечатайте писмото на фирмената бланка и подпишете името си над въведеното име. Направете копие както на писмото, така и на квитанциите и ги запазете за вашите записи. Изпратете писмото до лицето за контакт, което ще обработи възстановяването.
