План за управление на програмата се използва за групиране на множество независими проекти с цел постигане на стратегически бизнес резултат. Често в управлението на програмата се обръща голямо внимание на писането на документа на плана и по-малко внимание се отделя на изпълнението. Необходимо е да се положат еднакви усилия за изпълнение на плана, за да се гарантира, че той се изпълнява успешно, и че всички отклонения се признават и управляват съответно. Като цяло, ръководителят на програмата или екипът за управление на програмата е отговорен за поемането на пълна отговорност за плана на програмата и гарантиране, че той се изпълнява ефективно.
Елементи, от които се нуждаете
-
Софтуер за електронни таблици
-
Софтуер за текстообработка
-
електронна поща
-
телефон
Установете командната верига. Задайте ясна верига на командване с формализиран процес на вземане на решения. Уверете се, че процесът е прост и може да поддържа бързи обороти, така че изпълнението да не се забави. Уверете се, че дефинираните процеси не се заобикалят чрез непрекъснато наблюдение на ситуацията.
Разработване на програмни стандарти и показатели за успех. Идентифицирайте стандартите, които ще се използват за измерване на интеграцията на различните компоненти на програмата. Документирайте стандарти, свързани с процеси, комуникация, данни, доклади, шаблони и методи за разпространение, за да се гарантира, че различните проекти и задачи, които са част от програмата, са интегрирани.
Идентифицирайте график за изпълнение и докладване за състоянието. Документирайте подробности за ключовите фази, графици и основни етапи на проекта. Идентифицирайте участниците в плана и участниците в проекта и им предоставете писмена документация за техните отговорности и механизми за докладване. Това ще запази фокуса на екипа и задачата.
Общувайте, общувайте, общувайте. Всички страни, участващи в плана за управление на програмата, се нуждаят от постоянна комуникация. Комуникациите трябва да включват текущи инициативи и дейности, доклади за изпълнението, успехи и постижения, както и възможности за обратна връзка, информация и коментари.
Оценете процеса и след това преоценете плана. Редовно събирайте обратна информация от участниците и преценете дали целта е постигната. Както приключва всеки ключов проект, проведете официална среща за обсъждане на процеса. В този процес се отбелязва успехът, идентифицират се областите на подобрение и се променят ресурсите, както е необходимо, за да се оптимизира работата. Ако целите не се постигат, преценете дали те трябва да се променят.
Разработете план за обучение. Ако резултатът от плана за управление на програмата доведе до нова система или процес, трябва да се разработи официална програма, която да осигури обучение и ресурси за всички потребители и собственици на системи. Планът трябва да очертае програми за обучение, комуникации и управление на промените.
Съвети
-
• Идентифицирайте параметрите, които предизвикват официален задълбочен преглед по отношение на време, разходи, хора или качество от одобрения план на проекта. • Планът е насока, а не набор от правила. Важно е да се направят отклонения, ако са оправдани. • Насърчаване на откритата комуникация. Слушайте обратна връзка от всички страни, участващи в процеса; те могат да имат по-ефективни решения за прилагане на част от плана.
Внимание
• Става предизвикателство да запомните кой трябва да прави това според всяка версия на плана. Документацията и непрекъснатата писмена комуникация ще улеснят управлението. • Изграждане на отчетност, за да се гарантира, че процесът на изпълнение не се спира. • Бъдете гъвкави. Възможно е да възникнат непланирани промени. Ако го направят, оценете тяхното въздействие и съответно направете корекции. Останете наясно с разпределените ресурси.
