Всеки проект или организация, която използва финансови или други ресурси за работа, използва оценка на разходите. Като цяло, оценката на разходите е процесът на определяне на това как се използват ресурсите. Тя може да бъде от всякакъв мащаб, от фокусирано като един проект или единица на организация, до широки, сравнителни изследвания на разпределението на ресурсите в цялата мрежа от организации. Като цяло, оценката на разходите е само част от по-широк анализ на разходите и ползите, с цел да се определи дали ресурсите се използват ефективно.
Идентифициране на разходите
Една от стъпките за проследяване на използването на ресурси в даден проект или организация е идентифицирането на разходите, свързани с каквато и да е дейност, която се оценява. Например оценката на собственика на магазина за разходите ще включва разходи като заплати на служителите, поддръжка на сгради и сигурност, покупки на продукти и т.н. Тази част от оценката на разходите следва също да вземе предвид вида на разходите. Пример за фиксиран разход, който не се променя с нива на активност, би бил наемът и отоплението на пространството в магазина. Променливата цена, от друга страна, може да бъде цената на предлаганите продукти в различно време на годината.
Използване на ресурс на единица
Друг аспект на оценката на разходите е свързан с определянето на това как ресурсите се разпределят между отделните единици. За целите на оценката „единица“ е произволно измерване на дейността в рамките на проект или организация. Например в здравните грижи една единица може да бъде консултация. В проекта за цифровизация в Националната библиотека на Испания, евентуални единици могат да бъдат изготвянето на отделни компактдискове или други цифрови копия.
Стойност на единиците
Изчисляването на стойността на единиците в бюджетен анализ означава присвояване на цифрова стойност на отделни аспекти на проект или подразделение на организация. Ако собственик на магазин продава кафе и отнема 1000 долара на ден, за да плати за мелене, захар, сметана, чаши, поддръжка на еспресо-машините, заплати на служителите и всички други разходи, необходими за осигуряване на кафе на клиентите, тогава стойността на Единица (т.е. времето и парите, които са необходими, за да се направи една чаша кафе) ще бъде 1000 долара, прекарани на ден за предоставяне на кафе, разделени на общия брой продадени чаши за един ден.
Видове анализи
Оценките на разходите могат да бъдат за отделни проекти или подразделения на организацията, анализ на разходите в цялата компания или сравнителни проучвания на множество организации. Този последен вид анализ може да бъде полезен за отдели или проекти, финансирани от данъчни долари, като начин да се покаже влиянието на тези разходи върху обществото. Изчисляването на единичните стойности е важно, защото може да се сравни с приходите от отделните единици, за да се види дали даден проект или отдел на компанията е печеливш или ефикасен. Това е известно като анализ на разходите и ползите.
