Документите за политиката и процедурите на компанията са ключов фактор за поддържане на ефективността, последователността и ясната комуникация. Някои фирми избират да създават индивидуални документи за различни процедури, докато други събират всички политики и процедури в едно ръководство, което представят на всеки служител. Добре документираните политики и процедури осигуряват ползи за служителите, клиентите и компанията.
Задайте очаквания
Политиките на компанията често определят очакванията за поведението на служителите по теми като посещаемост, навременност, облекло, правила за безопасност и др. Документите за политики и процедури често определят отговорността на компанията към нейните служители, включително наемане на равни възможности, ваканция и отпуск по болест, семейни отпуски и т.н. Контактите за работа и писмата за оферти могат да се позовават на фирмената политика и наръчника за процедурите (или наръчника на служителите) и посочват, че служителят се съгласява да спазва правилата, изложени в ръководството. Някои компании изискват от новите служители да подпишат формуляр, в който се посочва, че са получили ръководството.
Насърчаване на ефективността
Най-ефективният начин за постигане на целта е крайната основа на фирмените процеси. Това може да не е най-лесният или най-бързият начин, но това е най-малко трудоемкият начин за постигане на целта, без да се жертва качеството, рискувайки или пренебрегвайки регулаторните изисквания. Теоретично, ако всеки служител следва определената процедура за всяка задача, всеки път компанията ще постигне всички цели по възможно най-ефективния начин. В действителност предпочитаната процедура може да не е възможна всеки път, така че много процеси действително включват специфична политика за това как да се справят с такава ситуация. Това може да включва одобрение от по-високо ниво или просто допълнителна документация.
Насърчаване на последователността
Последователността обикновено води до ефективност. Когато хората правят нещата по един и същи начин всеки път, те накрая стават способни да завършат процеса за по-кратък период от време, което означава, че могат да работят повече за същото време. Съгласуваността също поражда увереност. Последователните методи уверяват клиентите, че компанията ще се справя с техните сметки с еднаква грижа и прецизност по време на всяко взаимодействие. Последователността помага на служителите и клиентите да знаят какво да очакват, когато се сблъскат с дадена ситуация.
Останете законни
Законите, регулаторните органи или застрахователните компании изискват компаниите да документират и разпространяват някои процеси и процедури. Например, повечето държави изискват от компаниите да имат определен процес за обработка на исковете за обезщетение на работниците и да се уверят, че всички служители знаят как работи процесът. Застрахователните компании и регулаторните агенции като OSHA изискват от компаниите да уточняват правилата за безопасност, особено в производствена среда. Включването на тази информация в документа на процеса и процедурата позволява на компанията да отговаря на изискванията за дистрибуция.
Ефективно общувайте
Дружеството може да има много служители, множество места и / или служители, които работят на различни смени. Служителите ще напуснат компанията и ще се включат нови служители. Най-лесният начин да съобщите очакванията и процесите на всички служители, без да пропуснете никого, да оставите информация или да бъдете непоследователни, е да пишете и разпространявате официален документ за политика и процедура. Да се гарантира, че всеки има достъп до една и съща информация, също помага да се защити компанията от неоснователни искове за прекратяване.
