Можете да увеличите шансовете си да получите оборудването, софтуера, доставките, персонала или други ресурси, от които се нуждаете, ако се съсредоточите върху тяхната полза за вашата компания, а не само на вас или вашия отдел. Определянето на това как необходимите ресурси ще помогнат за намаляване на разходите или увеличаване на печалбите ще ви помогнат да направите силен аргумент, когато поискате повече помощ.
Намерете своя водещ
Водещото изречение е отварянето, което казва на читателя защо писмото е важно. Вземете решение за главното изявление, което искате да направите, за да оправдаете искането си за допълнителни ресурси и да го използвате, за да започнете вашето писмо. Това би могло да бъде широко утвърждаване, като например, че ресурсите, които искате, ще помогнат за увеличаване на продажбите или намаляване на разходите. След това предоставяте подкрепа за претенцията си в текста на писмото.
Например, ако искате нов софтуер за счетоводен отдел, можете да започнете писмото си с „Бих искал да поискам два ABC софтуерни лиценза за счетоводния отдел, които ще помогнат на компанията да намали броя на изгубените поръчки и да увеличи След това ще обясните, че софтуерът ще ви позволи да обработвате и одобрявате нови сметки на клиентите по-бързо, да постигате по-бързи доставки на поръчки и по-рано да събирате вземания.
Получавам подкрепа
Напишете списък на хората, които ще се възползват от вашата заявка, освен тези, които ще използват директно ресурсите. Например, ако искате ресурси, които ще ви помогнат да извършвате по-бързи кредитни проверки на потенциални клиенти, това ще помогне на отдел продажби да избегне загубата на клиенти, които продължават да пазаруват за друг доставчик, докато чакат одобрение. Свържете се с отдел продажби и ги помолете за разрешение да използват потвърждението на заявката ви. Потърсете проблеми, които вашите нови ресурси ще решат и ще намерят хора, които са засегнати от тези проблеми.
Изпълни числата
Напишете списък с начините, по които вашата заявка ще спести парите на компанията или ще увеличи продажбите. Дори и да поискате ресурси за нещо, което има очевидно нематериална полза, все още можете да намерите финансови ползи. Например, ако искате ресурсите да стартират уелнес програма на служителите, да се срещнете с отдел „Човешки ресурси“, за да определите разходите на компанията за отсъствия от работа, здравни застраховки, оборота на служителите, обезщетения на работниците и други загуби на производителност, които една програма за здраве може да намали или смекчаване.
Списък на качествените ползи
Някои ползи, които ще ви предоставят исканите ресурси, може да не са лесно измерими, но вашите началници ще могат да видят как те биха повлияли положително на компанията.Такива ползи могат да включват подобряване на морала на служителите, намален оборот, по-голяма удовлетвореност на клиентите, намалена възвръщаемост на клиентите и подобрена производителност и ефективност.
Показване на съотношението разходи / ползи
Ако е възможно, завършете писмото си, като покажете съотношението разходи / ползи на вашата заявка. Избройте всички разходи, свързани с вашата заявка, след това избройте количествените и качествените ползи, които ще ви предоставят исканите ресурси. Напишете писмото си с помощта на „Кажете им какво ще им кажете. Да им кажа. Кажете им какво сте им казали, формат, започвайки със силно олово, поддържайки го в тялото на писмото и завършвайки с рекапитулация.
