Срещите са необходима част от всеки бизнес. Тъй като една добре планирана среща е форум за използване на човешкия капитал, той е основен бизнес инструмент, който може да подобри производителността на работната сила. Не съществува универсален начин за провеждане на среща. Въпреки това, можете да зададете някои въпроси на повечето срещи, за да ви помогне да останете на пистата и да постигнете целите на срещата си.
Какви са целите на тази среща?
Започнете всяка среща, като първо определите целите на срещата, която също помага да се "прекъсне леда". Задавайте въпроси като "Какво искаме да постигнем днес?" или "Какви са целите на тази среща?" Определянето на ясна цел може да помогне на вас и участниците да останат на пистата. Ако срещата се отклони от курса, тогава можете учтиво да напомните на участниците за целите на срещата.
Какъв напредък сме направили след последната среща?
Попитайте участниците в срещата: "Какъв напредък постигнахме след последната среща?" Това е особено полезен въпрос, ако имате повтарящи се срещи. Бъдете готови да обсъдите напредъка, който сте постигнали, и да внесете дневен ред на срещите, в който са изброени важни теми, които сте обхванали по време на предишните си срещи, и какво сте направили за решаване на нерешени въпроси.
С какви проблеми се сблъскваме?
Срещите са място за обсъждане на проблеми, които вие или членовете на вашия екип имате с проект, вашата компания или физическо лице. Така че това се превежда като: "Какви проблеми се сблъскваме?" Подготовката е от ключово значение, така че планирайте срещата, като излезете със списък от точки за обсъждане. Когато обсъждате проблеми, не се ядосвайте и отбранявайте; останете спокойни и обяснете известните проблеми, разкрийте заплахите, които се очертават, и поискайте начини за разрешаване на тези проблеми.
Какви неща искаме да постигнем преди следващата ни среща?
Прекратете всички срещи, като попитате: "Какви неща искаме да постигнем преди следващата ни среща?" Разработете списък на следващите стъпки в края на всяка среща. Нека някой от екипа ви изпрати подробни бележки за срещите, в които са изброени роли, отговорности и дати за всяка следваща стъпка. Отидете из стаята и помолете участниците да споделят какво мислят, че са най-добрите стъпки, които трябва да предприемат, за да постигнат целите си за следващата среща.
Как ще постигнем нашите бизнес цели в бъдеще?
Попитайте участниците в срещата: "Как да постигнем нашите бизнес цели в бъдеще?" Това е важно, защото всички срещи трябва да бъдат съобразени с целите и задачите на компанията. Въпросът помага на участниците в срещата да запазят общата картина предвид, защото това е нещо, което често се губи в ежедневното разбъркване.
