Успешните системи за управление на записи сигурно съхраняват записите и създават организационен метод за създаване, поддържане, използване и разпореждане на записи. Създаването и непрекъснатото актуализиране на насоките за управление на записи е от съществено значение за поддържането на целостта на системата. С насоки за изисквания за информация, методи за въвеждане, срокове за съхранение и архивиране, правила за сигурност и точно отчитане, можете да създадете ефективна система за управление на записи.
Информация
Разработете указания за това какъв тип информация искате и каква информация искате да съхраните. Това трябва да включва договори, досиета на служителите, документи за регистрация, записи на клиенти, регулаторни данни, финансови отчети и всяка друга уместна информация, необходима на бизнеса. Съберете този списък, като се консултирате с множество отдели, за да осигурите пълнота и съответствие с всяка функционална нужда. Прегледайте окончателния списък с адвоката на вашата фирма, за да проверите дали информацията, необходима за изпълнение на законовите задължения, е включена в указанията за съхранение на управление на записи.
Методи за въвеждане
Разработване на методология за въвеждане на запис за всеки тип запис. Записите могат да се въвеждат ръчно, да се внасят от допълнителни системи или да се въвеждат чрез сканираща система. Тези методи на въвеждане трябва да бъдат надеждни и сигурни. За електронен обмен, поставете проверки за съкращения, които осигуряват точни преводи. За ръчно въвеждане въведете система за проверка на качеството, за да се гарантира точността.
съхранение
Определете сроковете за съхранение за всеки тип запис, въведен в системата. Сроковете следва да вземат предвид законовите задължения, ограниченията и функционалността на системата за данни. За редовно достъпни записи, помислете за допълнителна система за съхранение, която позволява периодичен достъп до записи. Тези записи могат да бъдат компресирани за минимизиране на нуждите за съхранение. Съхраняването на записи извън основната ви система за запис позволява по-бързото изтегляне на често използваните записи. Вашите указания за управление на записи трябва да включват рутинни процедури за архивиране и за предпочитане дублиране на критични записи извън обекта.
Сигурност
Един задълбочен план за сигурност е съществена част от плана ви за управление на записи. Групирайте записи в групи, които могат да бъдат класифицирани за сигурност и да зададете сигурен, защитен с парола достъп до подходящите групи от служители. Тази проверка на сигурността следва да се прилага и за всеки, който има достъп до входни данни, извършва поддръжка и използва или унищожава записи. Редовно да проверява проверката на сигурността, за да осигури съответствие с фирмените и регулаторни задължения. Включване на разрешение за достъп до нови процедури за служители и прекратяване на процедурите на служителите.
Доклади
Рутинното отчитане трябва да бъде част от вашата система за управление на записи. Тези доклади трябва да включват списъци на потребители, които са имали достъп до чувствителни данни, всякакви промени в сигурността, докладване за грешки за непълни записи и записи, които подлежат на отстраняване. Добавете отчети за всички критични области от данни.
