Нарушаването на стари навици или изучаването на нови е трудно за някои хора. Това може да бъде предизвикателство на работното място, ако служителите извършват една и съща рутина за дълго време и са неудобни с всичко, което възприемат като нарушения или дори заплахи за сигурността на работното място. Тяхната готовност да се адаптират към промяната зависи до голяма степен от това как промените са представени пред тях в писмени политики и процедури.
Определяне дали промяната е необходима
Популярна аксиома предполага, че ако нещо не е счупено, то не се нуждае от фиксиране. На работното място обаче, застоялата среда, която се придържа към стария начин на правене на нещата "просто защото" ще изостане от конкуренцията, ако не остане в крак с идеите, тенденциите и технологичните постижения, които биха могли да помогнат за по-доброто му функциониране. Те включват фактори като най-съвременно оборудване, сливане, аутсорсинг и дори намаляване, за да се управляват по-добре ресурсите. Преди да предложи нови политики и процедури, от решаващо значение е да се прецени как те пряко и косвено ще облагодетелстват компанията, колко време ще са необходими за пълното им интегриране в съществуващите операции и нагласи, какви ще бъдат разходите за предложените промени и какви ще бъдат последствията, ако компанията не прави нищо.
Съответствие и участие
Човешките същества от всяка възраст обикновено не харесват да им се казва какво да правят, особено ако смятат, че им е наредено да направят нещо без основателна причина. Освен това, ако мнението им по въпроса не е било поискано предварително, има по-голяма вероятност те да издържат на съпротива, защото мислят, че силите, които са --- дали са родители, съпрузи или шефове --- не уважават. тях. Ако, например, искате персоналът на фронт офиса да започне да се занимава с испански език, спонсориран от компанията, те трябва да видят връзката между този нов набор от умения и взаимодействието им с испаноезична клиентела, която впоследствие ще генерира повече бизнес, увеличава печалбите на фирмата и водят до повишения, бонуси и по-високи комисионни. Въпреки че не винаги е практично или препоръчително всяко ново правило да се подлага на гласуване в комисията, привличането на редовни коментари и идеи от служителите по-добре дава възможност на мениджърите да предвидят реакциите на техните работници върху преходните политики и процедури.
Предаване на Посланието
Независимо дали въвеждате нова политика по отношение на сигурността на офиса или предоставяте обучителни материали за това как да управлявате ново оборудване, трябва не само да решите как ще бъде опакована и разпространена информацията, но и как ще се измерва нейната ефективност. Ако това е промяна на правилата, например, трябва да решите дали ще бъде във формат на бележки, съобщени по имейл или достъпни от вътрешен уебсайт, който служителите редовно проверяват за актуализации и съобщения на компанията. Методът, който избирате, зависи от размера на офиса, неотложността на проблема и способността на работниците да поемат отговорност. Ако това е процедурен документ, трябва да решите дали ще бъде само текст, текст с графики или текст със снимки. Подходът, който избирате, ще се основава на сложността на задачата и материала, както и на интелекта на целевите читатели. Измерването на успеха на новата политика или процедура ще бъде количествено или качествено въз основа на тримесечни стъпки. Новото правило може също да бъде изпробвано на база пилотни програми или да бъде разделено на по-малки сегменти, за да се улесни постепенно работниците в различна рутина, за разлика от радикална промяна, която се случва за една нощ. Пример: Преходът към "безхартиен офис" ще започне с работниците, които ще се научат да работят с оборудване за сканиране, като намаляват броя на физически подадените копия и след това изцяло премахват файловите шкафове.
Последствия
Когато обявите нова политика, че "Casual Friday" се анулира, за да се изглади имиджът на компанията, вашите очаквания са, че служителите ще изглеждат по-професионално следващия петък, когато ги видите. Ако все още се обличат небрежно, това или е продукт на простото им забравяне, новата политика влезе в сила (понякога кривата на ученето може да бъде бавна) или умишлено решение от тяхна страна да го игнорира. Ако вашите писмени правила не включват каквото и да е споменаване на това как ще се прилага новото правило, ще бъде трудно да накара някой да го приеме сериозно. При съставянето на раздел, отнасящ се до последствията, е важно да прегледате езика с представител от HR и / или адвокат, за да се уверите, че (1) дисциплината е подходяща, (2) дисциплината е в съответствие със законите на синдикатите, (3) езикът е ясен и лесен за разбиране и (4) дисциплината е разумна и няма да наруши работата. Например, един служител може да е щастлив да прочете, че "всеки, който наруши дрехите в петък, ще бъде изпратен незабавно вкъщи, за да се промени" (особено ако излизането от работа за час или два е било точно това, което той искаше).
