Ефективният отговор на писмо с искане на информация дава на клиента исканата информация веднага, като избягва излишна формулировка или пълнеж. Отговарянето на исканията на клиентите за информация своевременно повишава доверието в бизнеса ви.
отвор
Въведете името на клиента и информацията за контакт в горния ляв ъгъл на писмото, в стандартен формат за писане на писма. Например:
Джон Смит
555 Mockingbird Lane,
Спрингфийлд, Охайо
Под адреса на клиента въведете датата, на която изготвяте писмото.
Използвайте името на клиента, за да персонализирате писмото, а не общото „Уважаеми клиенти“. Първият ред след поздрава му трябва да знае, че писмото наистина е отговор на молбата му за информация: "Скъпи Джон, в отговор на молбата ви за информация …"
Тяло на писмото
Пишете писмото на клиента пред вас, докато изготвяте отговора си. Прочетете писмото отново, за да сте сигурни, че ясно разбирате информацията, която той иска. Ако клиентът иска повече от една информация, подчертайте различните елементи за да сте сигурни, че не оставяте никаква информация. След това в тялото на писмото, адресирайте всеки елемент във формат на списък, Ако е приложимо, използвайте елементите за форматиране на куршум или номериран списък, предоставени във вашата софтуерна програма.
Затваряне
Поканете клиента да предприеме действия на базата на информацията, която сте предоставили и отново се ангажирате с бизнеса си, съветва Синтия Перун в Предприемач. Ако можете да помогнете на клиента да подаде онлайн поръчка от мястото на Вашия бизнес, например, поканете го да дойде в магазина, за да го направи. Включете фирмения си телефонен номер, имейл адреса и адреса на уебсайта си. Това е добре да се повтаря тази информация в затваряне на писма - и да покани клиента да се свърже с вас, ако има нужда от последваща информация.
Съвети
-
Опечатки и граматични грешки лошо се отразяват на бизнеса ви, Преди да изпратите кореспонденция до клиентите, включително отговорите на искания за информация, помолете вашия административен асистент или колега да провери писмата поне два пъти.
