Много компании въвеждат външни доставчици, когато имат мащабни проекти. Има много причини за аутсорсинг на работата, включително липса на персонал, липса на ресурси и липса на експертен опит за проекта. Когато избирате перспективен доставчик, бизнесът често изпраща Заявка за информация или Заявка за предложение. Преди да решите кой тип инструмент е най-добър за вашата организация, помислете за разликите между тях.
Заявка за информация
Искания за информация, или RFI, са документи за планиране. Те са неформални документи и обикновено не изискват ангажимент от която и да е от страните. RFI са предназначени за събиране на информация за компанията, възможностите, уменията и опита на бъдещия доставчик. Подробностите и бюджетът на проекта обикновено не са включени в този тип документи. Единственият път, когато този вид информация е включена е, ако компанията търси краткосрочен доставчик за малък проект.
Искане за предложение
Заявките за оферти или офертите за предложения са сложни документи, които фирмите създават, за да привличат оферти и предложения от външни доставчици. RFP обикновено включва бюджета на проекта, сроковете и критериите, както и целите и задачите на компанията. Тя се фокусира върху спецификациите и обхвата на проекта и работи за получаване на подробен отговор от потенциалните доставчици. Отговорите на доставчика обикновено включват информация за фирмата доставчик, предложената цена и конкретни подробности за това как доставчикът ще изпълни и управлява проекта.
процеси
RFI обикновено се използва самостоятелно за нискобюджетни проекти и като отправна точка за високобюджетни проекти. Обикновено отнема няколко седмици, за да изпращате и получавате отговори за този тип документ и обикновено е по-малко от 10 страници. RFP се използва за високобюджетни проекти и обикновено се създава в края на етапа на събиране на информация по проекта. Обикновено отнема няколко месеца, за да се изпращат и получават отговори на доставчици с този тип документ и обикновено са поне 20 страници или повече.
Предимства
Използването на RFI е изгодно за малки проекти с ниско въздействие. Този документ не изисква много време и усилия от страна на потенциални доставчици, тъй като не е необходимо да изпращат дълги описания на подробности за проекта. Поради това компаниите използват този вид документи, за да научат повече за обхвата на голям проект, преди да започнат процеса на предложението. Ползата от RFP е, че тя подготвя компанията да върви напред с продавача и да започне фазата на договора.
Недостатъци
Недостатъкът на RFI е, че доставчиците може да не се интересуват от изпращане на информация, защото не виждат подразбиращото се задължение на компанията. Недостатъците на RFP са отнемащите време подготовки, необходими за изпращането и получаването им. Ако една компания не е сигурна в общия обхват и спецификациите на проекта, писането на RFP може да бъде много трудно или може да доведе до непредвидими предложения на доставчици.
