В писмена бизнес кореспонденция е обичайно да използвате поздрав, когато започнете и прекратите писмото или електронната поща. Поздравът, който използвате, за да стартирате съобщението, задава тона на останалата част от кореспонденцията.
Преди да започнете да общувате, важно е да имате разбиране за това към кого пишете и на какво ниво на формалност трябва да използвате за този вид комуникация. Докато много организации използват официален език в своите бизнес комуникации, има и много компании, в които случайният бизнес език е приемлив и насърчаван.
Изберете поздрав за бизнес писмо
Бизнес поздравите, които използвате, за да започнете съобщението си, ще зависи от това дали знаете името на човека, на когото пишете. Когато е възможно, най-добре е да адресирате писмото или електронната си поща до конкретно лице. По този начин съобщението грабва вниманието им. Въпреки това, ако не знаете името им, има няколко формални опции, които можете да използвате: „За кого може да се интересува“, „Уважаеми господине или госпожо“, „Поздрави“ и „Здравей“.
Ако знаете името на лицето, към което се обръщате, не забравяйте да го напишете правилно. Неправилното име на някого в бизнес среда показва небрежност или дори липса на уважение.
Ето някои официални примери за поздрави, които можете да използвате, когато знаете името на човека, на когото пишете: „Уважаеми име“, „Към име“ и „Здравейте име“. В зависимост от връзката ви с може да използвате първото си име. Ако това е много формална връзка, тогава може да е по-добре да използвате „г-н“, „г-жа“ или „г-жа“, последвано от фамилното им име.
Някои типични случайни бизнес примери включват „Здравейте име“ и „Хей име.“ Използвайте ги само ако познавате културата на организацията добре и можете да потвърдите, че тя е случайна. Не трябва да използвате тези поздрави по формална кореспонденция, като придружително писмо, препоръка или писмо за разследване, независимо от това колко случайни са организацията. Най-добре е да използвате тези случайни поздрави само в случаите, когато имате установени бизнес отношения.
Опитайте тези затваряния на бизнес писмо
Когато се отписвате от писмото или електронната си поща, не забравяйте да използвате затваряне, което съответства на тона, който сте използвали при поздрава и тялото на писмото. Например, ако сте пуснали имейл с случайно „Здравейте име“, тогава вероятно не бива да използвате официално служебно писмо, което да се затваря като „Уважение към вас“.
Затварянето на тези бизнес писма може да се използва в по-официални писма и имейли: „Искрено“, „С уважение“, „С най-добри пожелания“, „С уважение“, „Много с уважение“, „С вяра твоя“ и „С уважение“. Тоналността е най-подходяща за организации, където официалната кореспонденция е норма, или за документи от по-формален характер, като придружителни писма.
Ето няколко заключителни примера, за да се опитаме в неформална кореспонденция: „Благодаря“, „Много благодаря“, „Най-добър“ и „Най-добри пожелания“. Тези видове затваряне на бизнес писма са най-подходящи за компании, които имат бизнес непринудена атмосфера и хора, с които имате установена връзка. Не използвайте случаен тон за подписване на важни официални документи.
