Когато правите продажба за стока или услуга, но не поемате незабавно пълното плащане, създавате вземане. Вземанията са активи, които представляват парична стойност за бизнеса ви под формата на плащане, дължимо на вас, а най-добрите практики изискват да ги отчитате в книгите си. Много малките предприятия понякога работят на касова основа, но тази система не може да се справи с вземанията, така че вместо това трябва да използвате по-честото начисляване. Това включва вписване в няколко счетоводни книги за всяка транзакция.
Създайте акаунт и дневник на сметки. Тъй като те са активи, вие технически може да запишете вземания в основната си сметка, но активите на бизнеса са разнообразни и тази сметка може да стане тромава с течение на времето. За по-чисто водене на отчетност създайте напълно отделна дъщерна сметка специално за вземанията. След това можете да направите цялото си въвеждане на данни в тази книга и просто да го компилирате в основната сметка на активите, когато изготвяте финансови отчети.
Запишете всяка продажба, която първо създава вземане във вашия счетоводен отчет за приходите, както бихте направили по принцип. Продажбата отива в дясната колона като кредит, тъй като кредитирането увеличава приходната сметка.
Запишете създаването на вземането за същата сума в долари като продажната цена, в дневника на вземанията си, освен тук да го отбележите в лявата колона като дебит. Този запис установява, че вие сте дължими пари и все още не са платени.
Актуализирайте записа в книгата за вземания по сметките си, когато действително получите плащане. Записване на плащанията като кредити; пълното плащане следва напълно да премахне стойността на вземането. Използвайте номера на фактура или проследяване, за да картографирате правилно плащанията към правилните вземания.
Дебитирайте сметката си за парична сметка за сумата на плащането. Това показва, че намалената стойност на вашите активи е била компенсирана от увеличение на паричните средства.
Създайте нов сегмент в дневника на вземанията си със заглавие като „Помощи за лоши вземания“. Това служи за насрещна страна на сметката Ви за вземания; неговата цел е да оцени „лошите“, „нереализираните“ или „несъбираемите“ дългове, които очаквате да не могат да събират.
Оценете стойността на лошите вземания, които очаквате да натрупате през следващия период. За да направите добра оценка, използвайте статистически данни за индустрията, когато са налични, или разчитайте на предишния си опит, на опита на колегите си в бранша или на оценка на текущите икономически условия на вашия пазар. Въведете вашите очаквани лоши вземания като кредит в дневника на квотите и въведете същата сума като дебит във вашия счетоводен дневник.
Регулирайте стойността на вземанията си надолу поне веднъж на всеки счетоводен период, като вземете стойността на съмнителните или несъбираемите вземания, които сте изчислили в дневника на квотите, и извадете тази от общата сума в книгата за вземанията. Новата сума създава цифра, наречена „нетна реализуема стойност“ или „нетна вземане“, и представлява паричните вземания, дължими към вас, които очаквате реално да съберете.
Съвети
-
Събирайте вземанията си по всяко време, за да видите общата стойност на вземанията на фирмата Ви. Използвайте тази информация като отправна точка, за да избегнете изразходването на твърде много пари в краткосрочен план, които още не сте събрали.
Като алтернатива на метода за изчисляване на лошите вземания бихте могли да използвате много по-опростен метод, наречен директно отписване. При този метод просто кредитирате лошите вземания за тяхната пълна стойност, след като ги счетете за несъбираеми и създайте съответно дебитно записване в разходната си сметка. Това е по-лесно за целите на данъчното облагане, отколкото използването на метода на квотите и включва по-малко въвеждане на данни, но е по-малко мощно и по-малко гъвкаво. Обикновено се предпочита методът за допустими отклонения.
