Доверието на потребителите се разтърсва, когато има корпоративен скандал. Поради събитията, вариращи от спасяването на банките през 2008 г. до по-новите измами с сметката на Wells Fargo, потребителите се нуждаят от увереност, че компаниите, с които работят, са честни и надпартийни. Одитът е мощен инструмент за успокояване на заинтересованите страни във вашата компания. Той им дава възможност да знаят, че вашият бизнес следва подходящите стандарти за счетоводство.
Въпреки че е естествено да се притеснявате, ако вашият бизнес се одитира или провежда одит, това е възможност да прегледате счетоводните си практики и да намерите области за подобрение. След приключване на одита, вашият одитор ще прегледа заключенията си. Ако провеждате вътрешен одит, трябва да докладвате вашите констатации по подобен начин. Обикновено одиторите споделят своите одитни констатации в стандартизиран писмен формат, който можете да прегледате и приложите.
Какво представлява одитът?
Одитът е обективен преглед на финансовите практики на вашата компания. Обикновено тя включва преглед на финансовите ви отчети и други финансови отчети от лицензиран счетоводител. Счетоводителят ще сравни финансовите отчети на вашия бизнес с вашите счетоводни книги и ще гарантира, че всичко е точно. От някои видове организации, като например нестопанските организации и публично търгуваните дружества, се изисква периодично да извършват одити от трети страни, за да се гарантира, че те по подходящ начин използват предоставените им от потребителите средства.
Какви са различните видове одити?
Има два основни вида одити: вътрешен и външен. Вътрешен одит е одит, който провеждате в собствения си бизнес. Вие или вашата компания назначавате човек, който е добре осведомен и има опит в счетоводните практики, за да прегледа вашите книги и финансови отчети и да гарантира, че всичко е в съответствие. Констатациите от вътрешния одит се докладват на вземащите решенията на вашата компания, които могат да включват ръководители, управителния съвет или други заинтересовани страни.
Вътрешен одит дава възможност на вас и вашия бизнес да идентифицирате и управлявате всички рискове и да следите за спазването на политиките на вашата компания. Можете да провеждате вътрешни одити периодично или постоянно. Вътрешните одити са по-гъвкави от външните одити и могат да включват специфични отдели и по-големи цели на вашата компания.
Външните одити се извършват от трета страна, която не е свързана с вашия бизнес. Те могат да бъдат провеждани или контролирани от регулаторни организации, като например Надзорния съвет за счетоводство на публичните дружества. PCAOB определя стандартите за одит на публично търгуваните компании и брокери. Тези външни одити отчитат публично своите одитни констатации.
Съществуват няколко вида външни одити, включително одити на съответствието, оперативни одити и одити на финансови отчети. Проверките за съответствие гарантират, че вашият бизнес отговаря на всички регулаторни изисквания. Оперативните одити преразглеждат работата на вашата организация и дават препоръки за подобрение. Одитите на финансовите отчети също се наричат атестационни одити, а при този вид одит одиторът прави преглед на финансовите отчети на Вашия бизнес и на счетоводните операции.
Какви са стъпките на одита?
Ако обмисляте вътрешен или външен одит за Вашия бизнес, важно е да знаете какви са стъпките. Цялостният одит отнема време, но в резултат на това мирът на ума си струва ангажимента за време. Какви са стъпките на одита? Като цяло, одитът включва планиране, събиране на доказателства и изготвяне на доклад с констатациите от одита.
В етапа на планиране изяснявате обхвата на одита и колко време ще продължи одитът. Можете също така да планирате необходимите срещи или посещения на място, за да може одиторът да прегледа вашите процедури. Следващата стъпка е събиране на доказателства. Събирането на доказателства включва спазване на вашите счетоводни практики и процедури, тестване на процедурите за контрол на вашата компания и получаване и преглед на финансови отчети и отчети. Одиторът анализира и проверява доказателствата, за да се подготви за следващата стъпка.
В последната стъпка вашият одитор изготвя доклад с констатациите от одита, който понякога се нарича одиторско мнение. Одиторът представя доклада на заинтересованите страни и може също така да публикува резултатите публично в зависимост от вида и обхвата на одита.
Как да докладваме за резултатите от одита
Ако провеждате вътрешен одит, може да се чудите как да докладвате констатациите от одита. Обикновено резултатите от вътрешния и външния одит се докладват в писмен вид, както и се предоставят устно на заинтересованите страни.
За външни и вътрешни одити съществува обща структура, която следва повечето писмени доклади. За одитите на съответствието надзорната организация може да има специфични изисквания за това какво трябва да бъде включено в писмения доклад. Писмен одиторски доклад трябва да бъде написан сбито и по начин, лесно разбираем за читателя. Тя следва също да включва доказателства за всички одитни констатации.
Като цяло одиторският доклад съдържа три раздела: въведение, раздел, който описва обхвата на одита и становището на одитора, който описва констатациите от одита. Въвеждането посочва отговорностите на одитора и отговорностите на вашия бизнес по отношение на одита. Обикновено тя включва и имената на одитора или одиторите и датите на одита.
Разделът за обхвата описва процеса на одит. В нея са посочени областите, които са били одитирани, кой е извършил одита и кога и какви критерии са били използвани за извършване на одита. Ако това е външен одит, например, той ще посочи кои стандарти на управителния орган се използват за измерване на резултатите от одита. За вътрешен одит тя се позовава на фирмените стандарти и политики, които се използват. Разделът за обхвата също така описва точно какво е направил одиторът. Одиторът ще включи какви финансови отчети е прегледал и какви тестове е извършил.
Становището на одитора е последната част от доклада. Това е мястото, където одиторът посочва какво е открила и дали вашият бизнес отговаря на критериите на одита. В зависимост от вида на одита, одиторът може да включва и препоръки за подобряване или решаване на проблеми, които са били открити по време на одита.
След като изготви доклада си, одиторът обикновено представя своите констатации на заинтересованите страни в компанията. В голяма неправителствена организация, например, тя ще представи констатациите си пред одитен комитет, който наблюдава процеса на одит. Комисията ще обсъди констатациите от одита с одитора и ще поиска уточняващи въпроси, преди те да представят одиторския доклад на своя управителен съвет.
Ако провеждате вътрешен одит, най-добрият подход за написването на одитни констатации и препоръки е ясно да посочите какво сте направили, когато сте го направили и какво сте открили. Отчетът ви не трябва да е дълъг. Трябва да е ясно и убедително, така че мениджърите и ръководителите на бизнеса ви да предприемат действия въз основа на резултатите ви, особено ако намерите области, които се нуждаят от подобрение.
Какви са различните видове одитни констатации?
Цялостният одит може да разкрие области на слабост, които трябва да бъдат подобрени. В най-лошия случай може да се разкрие измама или лошо управление, от което се нуждаете, за да докладвате по подходящ начин на властите и адрес. Външните одити обикновено отчитат констатациите от одита като едно от следните: неквалифицирано или чисто становище, квалифицирано мнение, отрицателно становище или отказ от мнение.
Неквалифицираното мнение е най-добрият сценарий, ако вашият бизнес преминава през външен одит. Това означава, че одиторът е успял да завърши одита и че вашият бизнес отговаря на критериите на одита. Например при одита на финансовите отчети едно неквалифицирано становище би означавало, че изявленията съответстват на общоприетите счетоводни принципи.
Квалифицираното мнение означава, че има проблем с одита. Одиторът може да не е получил достъп до цялата информация и документи, от които се нуждае, например, или да не е спазено приетите стандарти за одитираната област. При одит на финансови отчети това може да означава, че одиторът е открил една или повече области, в които общоприетите счетоводни принципи не са били спазвани. Въпреки че това не е идеалният резултат за бизнеса ви, той може да бъде разгледан бързо и лесно.
Неблагоприятното мнение е много по-сериозно. Това показва, че одиторът е открил невярно представяне или неточности в одитираната област. В случай на одит на финансовите отчети отрицателното становище означава, че одиторът е установил, че финансовите отчети на вашата компания не съответстват на общоприетите счетоводни практики. Този резултат е сравнително рядък и може да има отрицателно въздействие върху публично търгуваните дружества. Някои компании са забелязали спад в цените си на акции, например след издаване на отрицателно становище.
Отказ от становище означава, че одиторът не е бил в състояние да завърши одита. Това може да се дължи на факта, че финансовите отчети не са налични или че на одитора не е предоставен пълен достъп до информацията, от която се нуждае. Това може също да означава, че ръководството на вашата компания не е сътрудничило на одитора. Това понякога също така показва, че е имало конфликт на интереси от страна на одитора. Например, той може да има финансов интерес в одитираното дружество.
Въпреки че отхвърлянето на мнение не е най-добрият сценарий за вас или за вашата компания, това също не е най-лошото. По същество това означава, че няма мнение и че одитът следва да бъде завършен в бъдеще.
Как да отговорим на одиторските констатации
Ако вашият бизнес наскоро е приключил вътрешен или външен одит, от решаващо значение е да отговорите на констатациите от одита. Първата стъпка е внимателният преглед на одиторския доклад с одиторите. Попитайте одиторите да изяснят констатациите и техния опит, когато работите с вашата компания. Можете да попитате за това, как кооперативните членове на вашия екип са били с одиторите например. Можете също така да попитате дали са настъпили промени в първоначалния план за одит или ако одиторът е изпитал някакви трудности по време на процеса на одит.
Ако одиторът намери области, които се нуждаят от подобрение, попитайте за спецификата. Уверете се, че обяснявате какъв е проблемът и какъв документ или тест са открили проблема. Можете също така да попитате дали одиторът има някакви конкретни препоръки за разрешаване на района.
Дори и да не са намерени проблеми, все още можете да се възползвате от знанията и опита на одитора си. Можете да попитате как вашата организация може да се сравни с други подобни организации, например. Можете също да поискате общи препоръки за подобряване на вашите счетоводни процедури или практики за отчитане.
В случай на неблагоприятно или квалифицирано мнение, трябва да помислите за предоставяне на официален писмен отговор. Може да се наложи да отговорите в писмен вид, в зависимост от политиката на вашата компания или ръководния орган, който контролира вашия одит. Вашият отговор трябва директно да адресира всеки въпрос, повдигнат в доклада, и да обсъди вашия план за решаване на въпросите, повдигнати в одиторските констатации. Трябва да включите конкретни, измерими стъпки за подобрение и график за това кога тези стъпки ще бъдат завършени. В случай на отрицателно становище, може да искате да се консултирате с адвокат, преди да приключите или публикувате отговора си.
Най-важният аспект на отговора на констатациите от одита - а може би и на целия процес на одит - е да се помни, че одиторът не е враг. Одиторът е там, за да ви помогне да подобрите и да се уверите, че поддържате обществено доверие. Въпреки че преминаването през одит може да бъде стресиращ и плашещ процес, той може да даде на вас и вашия бизнес възможност да се подобрите. Може да откриете начини да подобрите например счетоводния си процес, който в крайна сметка ще ви спести време и пари.
