Ролите на хората и работните места в корпорациите постоянно се променят. Към работните екипи се добавят нови хора, които не само разширяват броя си, но и носят нови умения и предефинират ролите на другите в групата. Важно е новите хора да бъдат официално представени, особено ако се срещнат с клиенти. Това въведение се прави най-добре в официално писмо. Отделянето на време за писане на писмо, за разлика от имейл съобщение, сигнализира на новия наемател и получателите на писмото, че индивидът играе ключова роля в организацията.
Елементи, от които се нуждаете
-
Фирмена бланка на фирмата
-
Резюме на лицето за контакт
Използвайте бланката на фирмата, за да изготвите писмо, в което да въведете новия член на екипа. Напишете началното изречение на писмото, за да информирате незабавно читателя за целта на съобщението. Ако е написан като меморандум, предметът или препратката трябва да бъде името на индивида. Ако е написано в писмо от встъпителното изречение трябва да се чете нещо като: „Това е да се въведе Джим Смит, нов член на
Ясно очертайте длъжността, сферата на компетентност и на кого се отнасят отделните доклади. Използвайте език като „Новото заглавие на Джим е изпълнител на профила. Той ще отговаря за новия бизнес на североизточната територия и ще докладва директно на Ян Джонсън, директор на националните продажби ”. Бъдете конкретни относно датата, на която индивидът ще поеме тези роли. Това е особено важно, ако новият наемател поема вече съществуваща работа. Ако човек трябва да бъде основна точка за контакт за определена функция, която трябва да бъде посочена в писмото, така че читателят да знае. Дайте телефонния номер и имейл адреса на лицето. Накратко опишете произхода и опита на индивида. Не е необходимо да се споменава образованието на лицето, освен ако се предполага, че работата се предполага, че се очакват или изискват специфични образователни умения. Избройте няколко минали работодатели и предишни длъжности на новия член на екипа, особено ако са в същата индустрия и ако са свързани с новоприетата роля. Тази информация помага да се ускори приемането на новия наем като квалифициран за тази работа. Споделете малко лична информация за индивида като начин да завършите писмото. Може би искате да кажете нещо като „Джим е запален голфър, така че очаквайте да направите някакъв бизнес върху зелените. Той е женен и живее в Уестчестър. Той има две деца-тийнейджъри. “Подобна информация върви дълъг път в приемането на новия индивид от професионални и лични гледни точки.
