Документът за обхвата на проекта е от съществено значение за изясняване на резултатите от проекта, независимо дали проектът разработва софтуер или озеленява двор. Документът за обхвата на проекта често се създава от ръководител на проекта или анализатор, който работи в тясно сътрудничество с клиента и други членове на екипа по проекта. След като обхватът бъде завършен, той трябва да бъде преразгледан с клиента, екипа и ръководството, за да се провери дали той е точен, всички заинтересовани страни са съгласни с него и резултатите от проекта ще отговорят на нуждите на клиентите. Обхватът трябва да бъде одобрен от клиента и членовете на вашата организация в съответствие с процеса на разработване.
Подгответе се за прегледа на обхвата на проекта
Създайте списък с всички клиенти и членове на екипа, които трябва да прегледат документа за обхвата. Прегледайте документите за започване на проекта или се консултирайте с ръководителя на проекта, за да съберете тази информация.
Създайте среща и поканете всички членове на екипа. Срещата може да е лично или да е виртуална, в зависимост от структурата и технологията на вашата организация.
Изпратете завършения документ за обхвата в списъка. Изпратете го няколко дни преди срещата, за да дадете на присъстващите достатъчно време, за да го прегледате.
Направете копия на документа, за да донесете на физическа среща. Дори ако планирате да покажете електронно копие на шрайбпроектор или подобно устройство, някои от присъстващите може да са по-удобни да работят от хартиен носител.
Провеждане на преглед на обхвата с клиенти и членове на екипа
Запознайте се с клиентите и екипа. Прочетете документа, особено онези области, които са по-сложни или повече подлежат на тълкуване. Въпреки че сте изпратили документа преди време, очаквайте, че повечето от участниците не са го написали.
Уловете всички нерешени въпроси или промени в обхвата на документа.
Актуализирайте обхвата с отговорите на въпроси и други промени и го изпратете на клиентите и членовете на екипа по проекта, като поискате подписване и одобрение на документа.
Съвети
-
В някои организации може да е трудно да планирате срещи, на които всеки може да присъства. Разберете хората, които абсолютно трябва да присъстват лично, и график около техните календари. Продължете с други, които не могат да присъстват или чрез електронна поща или телефонни обаждания, за да видите дали имат коментари по документа за обхвата.
