Областта на бизнес комуникацията включва много видове официални писма. Писмото за разследване, понякога написано като „запитване“, често действа като първа стъпка към продължаващата комуникация. Бизнесът между потребител и производител, между две предприятия или между работодател и служител често започва с запитване от едната страна. Комуникацията може да приключи и след като авторът получи този първоначален отговор.
Съвети
-
Когато пишете на някого, за да поискате информация, това е писмо за запитване. Можете да ги използвате за справяне с всякакви въпроси като спонсорство, свободни работни места, продажби, проекти и финансиране.
Основно определение на запитването
И така, какво е писмо за запитване? Когато дадено лице изисква конкретна информация от друга страна, това лице може да обмисли да напише писмо за запитване. По принцип, това писмо поставя въпрос или искане към читателя с намерението да убеди читателя да отговори. Идеалното изследване идентифицира конкретен индивид, способен да даде адекватен отговор по един сбит, целенасочен начин. Например собственикът на счетоводно дружество може да изпрати запитване до мениджър продажби за офис доставки, за да поиска каталог или посещение от търговски представител, като обясни, че планира да актуализира или премести своята фирма.
Основен формат
Забравете за разглеждане на вашето писмо за запитване "На кого може да се отнася?" вместо това, когато е възможно, идентифицирайте конкретно лице за контакт в рамките на заглавието и поздрава за вашето писмо. Например, ако пишете, за да попитате за стаж, направете малко домашна работа, по телефона или онлайн, за да определите името на мениджъра на наемане. Стандартното писмо за проучване има приблизително три параграфа. Първият параграф показва какво иска писателят, като например информация за продукт, работно място или друго искане; например:
Уважаеми г-жо Смит,
Аз съм (име на колежа) студент, работя към бакалавърска степен по детска и младежка грижа. Докато търсим стаж за лятото на 20ХХ, открих вашия списък с програми за стажове на (име на уебсайта.)
Вторият параграф обяснява причините на писателя да направи искането си до читателя. Обяснете защо сте избрали да се свържете с този конкретен читател и как ще ви бъде от полза исканата информация:
Тъй като вие сте лицето за контакт за стажантската програма, пиша за повече информация. В крайна сметка, търся стажантска длъжност, за да подобря уменията и опита си в грижата за младите хора в риск. Към днешна дата моята курсова работа и опит включват (списък на курсове, относителна работа на доброволци, други стажове.)
Последният параграф трябва да свърже писмото с израз на благодарност за времето и помощта на читателя. Писмото обикновено завършва с допълващо приключване, като например "Искрено", последвано от името на писателя.
Търси се и не се иска
Писмени запитвания идват или като поискани, или като непоискани запитвания. Търсените писма за запитване се появяват най-често, когато бизнесът рекламира своя продукт или услуга с надеждата да задейства любопитството на потенциалните клиенти. В случаите, когато потребителят не може да инспектира продукта самостоятелно, потребителят трябва да се свърже с бизнеса чрез поискано писмо. В нежелано писмо за запитване получателят не предлага предварително информация. Подателят иска информация от източник, за който се смята, че има отговор на въпрос, без покана да направи това от източника.
Търсен пример: Безвъзмездни средства и финансиране
Много фондации или компании, които предлагат безвъзмездни средства, предпочитат да получат писмо за запитване, преди да получат пълно предложение за финансиране. Това обикновено поискано писмо за разследване трябва изцяло да обясни необходимостта от финансиране и може да надхвърли основния три абзаца, но не трябва да надвишава три страници. Освен основното въведение, успешно писмо за запитване за безвъзмездна помощ или искане за финансиране трябва да включва кратко описание на вашата организация, изявление за нужда, методологията, която планирате да използвате, за да постигнете желания резултат и други източници на финансиране. план за възползване от.
Непоискан пример: стажове и работни места
Повечето писма за запитвания за работни места и стажове идват по непредвидени начини. Помислете за изпращане на запитвания, когато се възхищавате на компания и смятате, че бихте могли да споделяте взаимно полезни работни взаимоотношения. Започнете вашето писмо, като представите себе си и своя интерес към заетостта с тяхната компания. Проследяване чрез кратко, включително, в един или два параграфа, информация за вашите квалификации и как вярвате, че опитът в компанията на читателя ще бъде от полза както за вас, така и за компанията. Получаване на крак във вратата с компания, която ви се възхищава прави за възнаграждаване стаж опит. И кой знае? Ако сте добре подготвени, това може да доведе до стабилна позиция.
