Може да напишете нежелано писмо за запитване по различни причини. Например, може да напишете писмо до фирма, която пита за ваканциите, или на автор на академична статия, в която се иска повече информация или разрешение за използване на раздели в собствената ви работа. Нежеланите писма за запитване не са непременно нежелани, но трябва да следвате общите процедури и правила на етикета, за да направите запитване, тъй като отнема време на деня на получателя да отговори.
Поставете полетата си до 1 инч от четирите страни. Това е стандартният формат за бизнес писма. Да бъдеш професионалист е важно, защото това писмо не беше поискано и ще трябва да направиш добро първо впечатление.
Задайте разстоянието между редовете до 1,0, което е с едно отстояние. Много текстообработващи програми имат интервал по подразбиране от 1.15.
Променете шрифта на Garamond, Times New Roman, Cambria или подобен шрифт. Шрифтовите шрифтове имат "крака" или серифи в горната и долната част, които помагат да насочите окото през отпечатаната страница. Тези шрифтове са предназначени за печат и изглеждат най-професионално в писмо.
Въведете адреса си, без вашето име. След това прескочете интервал и въведете датата. Пропуснете друго място и въведете името на получателя, длъжността, името на фирмата и адреса или напишете "Човешки ресурси", ако правите нежелана заявка за работа и нямате името на лице за контакт.
Тип "Уважаеми (име на човека):". Ако не знаете името на лицето, както в случая с директора по човешки ресурси, напишете „Уважаеми ръководители на човешките ресурси:“ или „Уважаеми господине или госпожо:“. Пропуснете друга линия.
Представете се и обяснете причината, поради която пишете. Бъдете конкретни относно информацията, която искате. Това ще позволи на получателя да отговори по-добре на заявката ви.
Напишете въпроси или елементи, които са ви необходими в списък, за да се уверите, че получателят не пропуска нито една информация.
Включете самозалепван плик, ако изпращате запитване по пощата. Ако желаете пратките да бъдат изпратени по пощата, предлагайте да компенсирате получателя за пощенските разходи или да поискате пакетът да бъде изпратен чрез наложен платеж (COD), в който случай плащате пристигането му.
Благодари на получателя за времето и неприятностите. Предложи на получателя стимул, където е приложимо, като например споменаване в статията.
Напишете "С уважение" и пропуснете три интервала в редовете. След това въведете пълното си име. Отпечатайте буквата и подпишете над написаното име в синьо или черно мастило.
Съвети
-
Когато е възможно, обадете се на отдел „Човешки ресурси“ или друг подходящ отдел, за да получите името на ръководителя на отдела. Имате по-голям шанс да получите отговор, ако го адресирате към конкретно лице, вместо към длъжност.
