Вероятно е докладът за разследването да бъде написан от полицейски служител или друг представител на публичната власт, който взема изявление от някой, който подава жалба. Докладът за проучването помага на служителя да следи детайлите на жалбата, така че да може да бъде разследван и последван по-късно. Лицето, което пише доклада за запитването, може да не е същото лице, което го следва, така че колкото повече подробности включите в доклада си, толкова по-добре.
Избройте датата на жалбата в горната част на доклада, както и съответните референтни номера.
Обяснете накратко характера на жалбата. Това включва кой, какво, кога и къде.
Запишете всички подробности, които са ви предоставени от лицето, подало жалбата. Подробностите могат да включват предполагаемото как и защо на жалбата или подробности, които трябва да бъдат потвърдени по-късно.
Включете и подробности, предоставени от други свидетели в доклада. Забележете, когато тези данни противоречат на тези, предоставени от първоначалното лице, подало жалбата.
Посочете историята на противната страна. Противоположната страна на жалбата трябва винаги да бъде консултирана, а предоставените данни трябва да бъдат изброени точно, за да се гарантира, че докладът е справедлив и балансиран.
Избройте всички събрани доказателства, които по някакъв начин се отнасят до предмета на доклада Ви.
Актуализирайте доклада, тъй като разследването продължава. Ако бъдат открити нови доказателства или ако са доказани точни или неточни, добавете тази информация към доклада за разследването.
Въведете доклада. Много от вашите първоначални бележки относно жалбата вероятно ще бъдат написани на ръка. При завършване на доклада за запитване обаче го въведете с програма за текстообработка.
