Как да стартирате инвентаризация на църквата

Инвентаризацията на религиозните организации може да бъде както физически, така и умения на членовете на конгрегацията, желаещи да дарят своето време. Онези, които желаят да дарят своето време и опит, трябва да бъдат отчетени, за да могат те да се използват правилно в полза на църквата. Активите на физическата църква трябва да бъдат документирани в писмена форма с документи, съхранявани безопасно на много места. Множество хора могат да помогнат за подготовката на първоначалната инвентаризация на църквата, но поддръжката и сигурното съхраняване на нея трябва да бъде възложено на един назначен. Събирането на първоначалната инвентаризация може да отнеме толкова време, колкото една седмица, а годишното съгласуване на инвентаризациите да отнеме не повече от ден или два. Този проект изисква внимание към детайлите.

Елементи, от които се нуждаете

Софтуер за електронни таблици
интернет
Printer / Copier
клипборда
молив
Етикети

Инвентаризация на физическите елементи

Вземете готова форма за инвентаризация на църквата от интернет или създайте свой собствен софтуер за работа с електронни таблици. В горната част на формуляра включете името на организацията и интервалите за номера на листа и името на местоположението. По-долу създайте колони, озаглавени „Сериен номер,„ Описание на елемента “,„ Дата на придобиване “,„ Първоначална стойност “и„ Запазване / изхвърляне “. Отпечатайте достатъчно копия на формуляра, които да използвате във всяка стая на църквата и поставете в клипборда,

Различавайте доставките и оборудването, като отбелязвате сума в долари, която определя количествено разликата. Например, артикули с цена под $ 500 се считат за доставки, докато артикулите с цена над $ 500 се считат за оборудване. Поради стойността си, оборудването трябва да бъде инвентаризирано, докато не е необходимо да се доставят запаси.

Създайте последователен списък със серийни номера, използвайки софтуер за електронни таблици и отпечатайте номерата, по една, на 1-инчови етикети. За първи път инвентаризацията е взета серийните номера трябва да са в уникален за година формат. Уникалният номер е този, който ще се променя последователно, например: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.

Започнете от една стая и идентифицирайте всички елементи, които се считат за оборудване. След като бъде идентифициран, прикачете един етикет на серийния номер на дъното на всеки елемент, така че елементите да могат да бъдат проследявани.

Отбележете номера на листа и името на помещението, като използвате формулярите на инвентара в клипборда. За всеки елемент, който има сериен номер, запишете данните във всички полета, налични във формуляра на инвентара.

Полето за описание трябва да има общ преглед на елемента. Серийното поле трябва да съдържа номера, който сте поставили в долната част на елемента. При извличане на първоначална информация за запасите, придобитата дата и първоначалната стойност може да не са налични. Ако е така, попълнете съответния формуляр. Ако не е, напишете текущата дата в полето, придобито от датата, и оценете стойността. Ако даден елемент се съхранява, просто сложете чек в полето. Ако се изхвърля, отбележете датата на изхвърляне.

Преместване от стая в стая, повтаряйки стъпки 4 и 5. Не забравяйте да продължите да отбелязвате номера на листа и името на стаята в горната част на всеки лист, докато сменяте местата.

Направете единични копия на попълнените формуляри за инвентаризация. Поставете по едно копие, в последователен ред по номер на лист, в папка с три пръстена. Поставете едно свързващо вещество на сигурно място, а другото на място в административна служба. Следвайте процедурите за инвентаризация поне веднъж годишно.

Инвентаризация на уменията

Вземете готова форма за доброволци от църквата от интернет или създайте свой собствен софтуер за работа с електронни таблици. Включете полета за "Име", "Адрес", "Телефонен номер", "Имейл адрес", "Налични дни" и "Налични часове на седмица". В колона надолу на страницата избройте необходимите умения или роли и инструкции за доброволците, които да обхождат областите на интерес, като шофьор на автобус, доброволец в ресторантьорството, координация на дейностите и служител за дарения за храна.

Разпространявайте формуляра по време на неделно училище или църковна служба или го изпращайте по пощата с искане за връщането му на определено място на или преди определена дата.

Поставете формулярите в папка с три пръстена, или за по-лесна употреба, създайте цифрова база данни с лична информация и интереси на доброволците. По този начин може да се направи пряк контакт със заинтересованите членове на конгрегацията, а административният персонал може точно да види ресурсите, с които разполага църквата.

Разпространявайте нови формуляри за доброволци не по-късно от веднъж годишно. Ако актуализираните формуляри не бъдат върнати за лицето, което преди това ги е попълвало преди година, тогава направете телефонен контакт, за да определите дали все още биха искали да даряват времето си в областите, които преди това са отбелязали, и да направят съответните промени.

Съвети

Превръщането на данните от физически инвентарни данни в цифрова електронна таблица осигурява трета точка на съхранение.

Добавянето на нови елементи към инвентара при влизането им ще гарантира, че датата на придобиване и първоначалната им стойност са правилно записани.

Ревизирайте формуляра за доброволци ежегодно, за да включите нови умения или позиции.