Стартирането или управлението на бизнес е вълнуващо приключение, което носи със себе си множество задачи, като например да следите финансовото състояние на вашата организация. Има повече от един подход към финансовото управление, така че избора на правилната основа за отчитане на вашата организация е от решаващо значение за получаване на точна картина на финансовите тенденции и изготвяне на прогнози за вашия бизнес. Методът на счетоводното отчитане, който вземате, също може да повлияе, когато активите ви са течни. Независимо дали ползвате счетоводител или сами следите приходите и разходите, изберете само един метод на счетоводство и се придържайте към него за последователност и точност.
Основи на счетоводството
Двата вида счетоводство, които повечето предприятия използват, са методът на базата на начисляване и на базата на парите. Някои предприятия използват метода на модифицираната касова основа, който съчетава принципи както от методите на начисляване, така и от метода на паричната основа.
Докато всеки метод на счетоводна отчетност отчита активи, пасиви и собствен капитал, те се различават по отношение на това, кога всеки от тях се записва, като по този начин оказва влияние върху финансовата картина на даден бизнес във всяка дадена точка.
Трите основни компонента на основната счетоводна формула (които трябва да бъдат балансирани по всяко време) са следните:
- актив: Активите се отнасят за материални и нематериални активи на предприятието, като парични средства, земя, материални запаси, сгради, вземания, инвестиции и други финансово жизнеспособни позиции. Активите са равни на задълженията плюс собствения капитал.
- пасив: Задълженията се отнасят до финансовите задължения на предприятието да заплати на кредиторите си дължими сметки, натрупани заплати и заеми.
- справедливост: Собственият капитал на собственика или капиталът на акционерите се отнася до наличните печалби. Собствен капитал плюс пасиви равни активи.
Метод на начисляване
Методът на начисляване на счетоводството отчита приходите в отчета за доходите, когато те са получени и съответства на свързаните с тях разходи, когато възникне разходът, а не когато плащането на сметките е извършено. Счетоводното отчитане на текущо начисляване води до отчет за доходите, който осигурява точно представяне на рентабилността на вашия бизнес за определен период. Например, ако търговски представител направи голяма продажба на 15 декември, но не очаква да получи плащане до 15 януари на следващата календарна година, методът на начисляване отчита продажбата като приход през декември.
По същия начин, ако голям проект изисква поръчване на материали този месец, методът на начисляване записва фактурата като разход, а не чака да плати. Този метод помага да следите парите, които трябва да запазите, за да платите фактурата. Той също така помага да се избегнат грешки, когато случайно закупите нещо с пари, които вече са определени за друга цел.
Ако разходите са направени поради входящи приходи, като доставки, необходими за инсталиране на мебели, поръчани от клиента, тези разходи са съпоставени и записани с приходите, вместо да бъдат изброени отделно, давайки достатъчно точна картина на капитала, който ще бъде на разположение след приключване на проекта. Това е удобно, защото запазва както активите, така и пасивите да станат завишени, което може да се случи, когато те се записват отделно. Той също така прави проследяването маржове на прости и бързи, тъй като приходите и разходите за един и същ проект се проследяват заедно.
Въпреки че поддържането на широка и дългосрочна перспектива по отношение на финансите е полезно в счетоводството на бизнеса, методът на начисляване не е без неговите недостатъци. Счетоводното отчитане на начисления изисква повече оценка и догадки, отколкото касовото счетоводство, което се отнася само за приходите и разходите, когато възникнат. Например, възможно е да се изчислят доходите, преди да е действително във вашата банкова сметка и след това да се изразходват, изпращайки нов бизнес в червено или дори в несъстоятелност.
Методът на натрупване също отнема повече време и е най-добре да бъде наблюдаван от професионален счетоводител, който знае как точно да използва метода на начисляване. Една лепкава област на счетоводството, която е най-добре да се остави на професионалистите, е да оценява лошия дълг или дохода, който не е вероятно да се случи. Докато вашият бизнес вероятно има предимно надеждни клиенти, които плащат сметките си своевременно, ще има такива, които плащат сметките си късно или не. Професионалният счетоводител знае как да оцени тези загуби, за да ви даде относително точна картина на финансовото здраве на вашия бизнес.
База за осчетоводяване в брой
Касовата база на счетоводството отчита приходите, когато се получават пари и разходите, когато те са платени. Представете си например, че вашият бизнес купува 75 единици тръбопровод за предстоящ строителен проект, но фактурата не пристига до месец след получаването на стоката. Вашата банкова сметка е малко тънка и затова трябва да изчакате още една седмица, за да платите фактурата, след като бъде получена. Не записвате разходите до този момент, въпреки че вашият бизнес може вече да е поставил тръбопровода в строителния проект. За малък бизнес, той може да се чувства като облекчение да не трябва да записва разход, докато не му бъде платено, но също така може да доведе до случайно преразход на бюджета и в крайна сметка да не може да плати пари, които дължите на кредитора незабавно.
Същите принципи се прилагат и за приходите. Например, подписвате договор с нов клиент, който се съгласява да плати на вашия бизнес няколко хиляди долара след приключване на голям проект, който ще ви отнеме няколко месеца. Междувременно вашият бизнес трябва да закупи материали и да завърши работата, която е разход. Използвайки счетоводната касова база, разполагате само със средствата, които понастоящем се намират във вашата банкова сметка, за да закупите доставки. Макар че няма да попаднете случайно в банката, ще имате завишена картина на разходите сега и завишена картина на доходите ви за два месеца, когато проектът приключи. Това прави всеки запис на наличните парични средства в бизнеса ви неточен и ненадежден.
Докато паричният метод на отчитане не е толкова точен, колкото на базата на начисляването в дългосрочен план, едно предимство е, че той не изисква толкова място за разбъркване, колкото базата на начисляване. Оценката, изисквана от принципа на начисляване, е най-безопасно използвана от бизнес, който е печеливш, с достатъчно финансов ливъридж за покриване на разходите преди получаването на дохода. Вашият бизнес може да започне с метода на осчетоводяване на базата на парични средства и след това, с помощта на професионален счетоводител, да се премине към принципа на начисляването, тъй като вашият собствен капитал се увеличава.
Модифицирана основа за осчетоводяване на пари в брой
Модифицираната касова основа на счетоводството съчетава силните страни на начислението и касовата основа на счетоводството. При този метод доходът се документира, както се получава, като се използва метода на начисляване. В същото време разходите се документират, когато се изплащат, както и в паричния метод на счетоводство. Въпреки че модифицираният метод на касова основа не се придържа към общоприетите счетоводни принципи или общоприети счетоводни принципи, някои собственици на бизнес смятат, че то обединява най-доброто от двата основни метода на счетоводство.
Например, ако сте договорили за изграждане на къща през октомври, която ще бъде завършена през януари, приходите се записват през октомври. Снабдяването на сградите, които се закупуват до приключване на проекта, се записват постепенно по време на проекта.По този начин вашият бизнес поддържа точен запис на приходите и продажбите, като същевременно разполага с гъвкавост да задържи активите си възможно най-дълго по време на строителния процес. Следователно, модифицираната касова основа на счетоводството може да бъде полезна за някои малки предприятия, които имат големи проекти, които идват, без големи банкови сметки, които да съвпадат.
Най-същественият недостатък на модифицирания метод на осчетоводяване е, когато външен агент или одитор проучва финансовите данни на вашия бизнес. Тъй като този метод не отговаря на GAAP, ще трябва да се върнете обратно и да конвертирате всичките си записи в метод на касова основа или метод на отчитане на базата на начислена основа. Тази прекомерна работа би струвала на организацията ви време и пари в дългосрочен план.
