Много организации планират служителите да работят 24-7, 365 дни в годината, за да отговорят на изискванията на работата и да осигурят по-високо ниво на обслужване от конкурентите. Ефективното планиране на членовете на персонала за покриване на тези промени изисква балансиране на очакваното търсене, желаните нива на обслужване, наличността на служителите и разходите. Тъй като заплатите и обезщетенията често са най-големите позиции в бюджета на отдела, точността на планирането има пряко въздействие върху крайния резултат. Много фирми разчитат на софтуер за планиране, наричан още пакети за управление на работната сила, за да подпомогнат тази важна задача.
Елементи, от които се нуждаете
-
Доклади за производителността
-
Софтуер за електронни таблици
-
Софтуер за управление на работната сила (по избор, но се препоръчва)
Как да планирате служители 24-7
Разберете бизнес задачите, които изискват покритие на персонала, като отговаряне на входящи обаждания за продажби, отговаряне на имейли на клиенти или въвеждане на факс поръчки. Разпознайте бизнес целите, метриките и очакванията за нивото на обслужване на клиентите за всяка задача. Определете средното време, необходимо за ефективно изпълнение на всяка задача. Идентифицирайте всички фактори, които могат да окажат положително или отрицателно влияние върху производителността на персонала.
Определете кой ще завърши работата (например представители, мениджъри) и на какви бизнес места. Ако има няколко работни места, разберете дали има разлики в часовите зони. Помислете за комбинацията от служители на непълно работно време и на пълно работно време.
Запознайте се с всички фирмени правила или правни разпоредби, които биха могли да повлияят на вашите решения за планиране. Потърсете информация от отдела си за човешки ресурси.
Прогнозиране на бизнес търсенето чрез използване на данни, отчети и софтуер за прогнозиране. Анализирайте историческия обем на работата за същите периоди от време.Обмислете бъдещите колебания на търсенето за сезонност, промени в продуктите, реклама, пазарни условия, растеж или спад на бизнеса и други релевантни фактори. Определете общия обем на очакваната работа, разпределен по времеви стъпки като месец, седмица, ден и час. Създавайки много подробна прогноза за търсенето, можете по-точно да прогнозирате нуждите от персонал.
Прогнози за кадрови изключения, които са часовете, през които служителите няма да могат да изпълняват работни задачи. Изключенията включват болест, почивка, почивки, срещи и обучение. Прегледайте историческата информация и създайте предположения за бъдещото изключение.
Създайте модел за персонала, "какво, ако", използвайки софтуер за управление на работната сила (WFM) или Microsoft Excel. Входящите данни трябва да включват задачи, производителност, очаквано работно натоварване и прогнози за изключенията. модели.
Финализиране на модела за персонал / търсене и след това създаване на план за покриване на необходимите смени. Направете график както на служителите на първа линия, така и на управленския персонал. Много фирми позволяват на служителите с най-висока степен на заетост и най-добрата работа да изберат желаните от вас промени.
Непрекъснато наблюдавайте и коригирайте графиците, въз основа на променящите се бизнес нужди.
Съвети
-
Много работодатели предлагат стимули за служителите, които работят по-малко желани смени, платени в рамките на почасовата заплата или като бонус.
Тъй като обемът на работата варира, обичайно е да се планира достатъчно служители да се справят с най-натоварените или пиковите часове в определена смяна, след което да използват по-малко натоварени времена за тренировки или прекъсвания.
Внимание
Въпреки че постоянно променящите се смени и графици могат да се съгласуват с вашите бизнес нужди, твърде много промени могат да повлияят негативно на морала на служителите. Повечето служители предпочитат последователни графици.
