Затваряте бизнеса си. Може би се оттегляте или влизате в възможност за друго начинание. Всички фирми генерират документация и след като вашият бизнес е затворен, трябва да се обърне внимание на въпроса колко дълго да се съхраняват тези документи.
Причини за водене на записи
Правителствените агенции, като Службите за вътрешни приходи и държавните съкровищници, са най-вероятните организации, които биха могли да поискат различни бизнес документи в миналото. Поддържането на всички видове документи, свързани с бизнеса, ще бъде ценно, ако възникне необходимост от обосноваване на претенции, сделки и информация, подадена за данъчни декларации. Въпреки че в някои случаи, като например разследване на измами или други граждански или престъпни дела, повдигнати срещу компания, може да се изискват минали бизнес документи, независимо от това колко отдавна са настъпили събитията. Никога не знаете кога старите бизнес записи могат да бъдат полезни, така че е препоръчително да съхранявате всички бизнес записи, стига да е възможно. Въпреки това съществуват общи насоки относно продължителността на времето за съхранение на общи документи.
Периоди на задържане на конкретни елементи
От датата на подаване се провеждат отменени чекове, банкови квитанции, извлечения от кредитни карти и главни книги за най-малко три години. Задържайте банкови извлечения, инвентарни записи, фактури, записи за продажбите, касови ленти, W-2s, 1099s и други данъчни документи за най-малко шест години. Ако вашият бизнес е създаден като корпорация, съхранявайте месечни и тримесечни корпоративни финансови отчети за поне три години.
Записи, които трябва да се пазят неопределено
Съхранявайте свързаните с персонала плащания и свързаните с тях документи, като например обезщетение на работника, пенсионни записи и удръжки на доходите на служителите, толкова дълго, колкото можете. Ако служител в миналото на компанията подаде молба за обезщетения за безработица, кандидатства за нова работа или има въпроси, свързани с времето му на работа, като тези документи ще бъдат достъпни най-ценно. Всички корпоративни документи трябва да се съхраняват за неопределено време, въпреки че корпорацията вече не е в бизнеса. Такива документи включват удостоверение за регистрация, протоколи за заседания на съвета на директорите, трудови договори, сделки с акции, патенти и търговски марки, както и всички свързани със съда документи. Трябва да се съхраняват записи за корпоративни активи и вземания и задължения.Срокът на давност на IRS е три години от датата на подаване на данъчните формуляри, в които се извършват одити. Както бе споменато обаче, воденето на документи, доказващи доходите и удръжките, трябва да се запази за неопределено време, ако е възможно.
Субекти, които могат да поискат минали записи
Федералните агенции, които най-вероятно ще поискат информация за минали документи, са Службата за вътрешни приходи, Министерството на труда, Администрацията за социална сигурност, Комисията за равни възможности за заетост и имиграцията и натурализацията. Документите за държавните агенции, като например разделението на данъците и местните общини, също трябва да се съхраняват възможно най-дълго, дори след прекратяване на дейността. Съхранявайте файловете на сигурно място, за предпочитане на място, защитено от пожар, наводнение, кражба и други загуби. Някой друг освен теб също трябва да знае къде се съхраняват тези важни документи.
