Задълженията по сметките са важни документи за физическо лице или бизнес. В идеалния случай, вашият бизнес трябва да въведе система за съхранение или подаване, която позволява на собствениците и други служители да изтеглят разписки и записи за активи и сметки, когато е необходимо. Докато вашият бизнес не трябва постоянно да съхранява отчетите си за плащане, той трябва да ги съхранява най-малко 10 години.
Десетилетие на записите
Колко дълго трябва да съхранявате деловите си записи във файла зависи от действието, разходите или събитието, които документът записва, според Службата за вътрешни приходи. Документите, които се отнасят до сделки и плащания, трябва да се съхраняват най-малко 10 години, според Financial Web. Такива документи включват банкови извлечения, договори, задължения за плащане и записи за вземания и отменени чекове.
Ефективни скали за водене на записи
Основната причина за водене на отчети за плащане е, ако някой има въпрос относно продажба или стар договор. В такива случаи трябва да можете да намирате материали, свързани с продажбата или договора, своевременно. Наличието на достъп до сметки за плащане на сметки също е важно в случай, че клиент или служител предяви иск за вашия бизнес.
Дръжте IRS щастлив
IRS предлага задържане на записи, които поддържат елемент на доход или удръжки върху данъчната декларация, докато срокът за това връщане не изтече, което е периодът от време, в който можете да промените данъчната си декларация, за да поискате кредит или възстановяване. Това означава, че трябва да имате налични сметки за плащане, така че да можете да документирате печалба или загуба от продажба или продажба на актив за срока, в който активът остава в експлоатация. След това трябва да пазите всички записи и приходи, свързани с актива, за още три години, според QBalance.com.
Още от записването на записи
За да увеличите пространството и да намалите възможната загуба на записи от пожар, кражба или унищожаване, вашият бизнес може да иска да отиде без хартия. Чрез прехвърляне на отчети за задълженията по сметки към електронна система за подаване на документи, вашият бизнес може да намали административните разходи и времето на персонала. Програмите са достъпни онлайн и локално в офис магазини. Таксите се прилагат и варират в широки граници в зависимост от програмата. Автоматизираните системи за плащане на сметки често предоставят електронно фактуриране, платежни услуги и онлайн проследяване / отчитане.
