Вземането на точни бележки по време на конферентен разговор може да гарантира, че имате ясен запис за това, което е обсъждано. По-добре е да правите бележки възможно най-подробно, докато слушате, отколкото да се опитвате да решите какво е важно, докато слушате. Винаги можете да се върнете назад и да извадите важните акценти по-късно, но на пръв поглед незначителен детайл, представен по-рано, може да има по-голямо значение по-късно в разговора.
Запишете разговора
Много услуги за конферентен разговор ви позволяват да записвате повикванията. Ако записвате, трябва да уведомите всички участници, че повикването се записва в началото на повикването. Записването на разговора ви позволява да се върнете назад и да прегледате повикването толкова пъти, колкото е необходимо, като се уверите, че не пропускате важни подробности. Методите, с които можете да запишете повикването, варират според доставчика. Поискайте инструкции за записване на конферентни разговори от вашия доставчик.
Обадете се на участниците
Забележете кой е в конферентен разговор, когато разговорът започне. Обърнете внимание на това кой какво казва по време на разговора и приписвайте важни изявления на човека, който ги е направил във вашите бележки. Следете всички задачи или проекти, за които лицата поемат отговорност по време на разговора, и отбележете кой има коя задача. Ако се обсъжда, също така си водете бележки за това, какво включва всяка задача.
Теми на разговорите
Следете всяка различна тема за разговор, както и подтемите в рамките на всяка. Ако има дневен ред за покана, отбележете кои теми са били обхванати и какво е обсъждано. Дневният ред може да служи като груб план за вашите бележки. Забележете всички актуализации, новини, решения и идеи, представени по време на разговора. Естественият разговор може да скочи доста малко, но опитите за форматиране на бележките по теми ще бъдат полезни за онези, които ги преглеждат.
Форматиране на окончателни бележки
Оригиналните ви бележки вероятно изглеждат объркани след приключване на разговора. Организирайте бележките в секции, свързани с различните теми, включени в разговора. Определете кой говореше, когато преформатирате бележките си. Можете също така да включите кратко резюме, което подчертава какво е било постигнато или решено по време на разговора, или основните точки на обсъждане. Включете това резюме в началото на документа. Можете също да създадете друга секция, в която да посочите какви задачи са били възложени по време на разговора и кой е отговорен за тях. Това позволява на висшите служители да се позовават бързо на случилото се по време на разговора, без да се налага да четат подробните бележки.
