Докато бързите имейли и телефонните обаждания са достатъчни за много бизнес цели, все още има някои неща, които трябва да се обработват с постоянството и професионализма на писмото. Различни ситуации изискват различни букви, и въпреки че има много различни причини, които може да ви се наложи да напишете професионално писмо, може да е полезно предварително да се запознаете с някои от най-често срещаните видове бизнес писма.
1. Поръчка на писма за настаняване
Както подсказва името, писмото за поставяне на поръчка е написано, за да се постави поръчка за стоки. Тези писма са много чести, но те също са много формални и трябва да бъдат написани по много прецизен и конкретен начин, поради което може да е полезно да се потърси шаблон за тези писма преди да се напише.
2. Уводни писма за продажби
Когато искате да продавате продукти на нов клиент, трябва да се представите. Това е много подобно на начина, по който бихте се представили на някого на парти, тъй като искате да направите голямо първо впечатление в двете ситуации. Искате да покажете на целевия си клиент какви продукти или услуги предлагате, как те могат да им помогнат и какво прави вашият бизнес различен от другите.
3. Обявления за циркулярно писмо
Циркулярът се нарича така, защото се разпространява до голяма аудитория. С други думи, докато повечето писма са частна кореспонденция между две или повече партии, циркулярното писмо се раздава на огромни групи едновременно. Тъй като те са предназначени за много читатели, те трябва да бъдат написани за членовете на вашата целева аудитория. Не забравяйте също да ги запазите достатъчно общи, за да се харесат на всеки, който ги получава.
4. Признателни писма
Тези писма се изпращат само за да потвърдят, че фирмата ви е получила бизнес документ или пакет. По същество те действат като разписка и трябва да бъдат изпратени веднага след получаването на елемента.
5. Следващи писма
Последващите писма могат да бъдат изпращани след много видове кореспонденция. Кандидатът за работа може да изпрати проследяване след интервю. Един продавач може да изпрати една седмица или две след изпращане на въвеждащо писмо за продажби. Те могат да бъдат изпратени след заседание, за да се повторят споразуменията, сключени от двете страни. По същество те просто служат за напомняне на получателя на предишна комуникация и за насърчаване на напредъка в следващата стъпка на връзката или проекта.
6. Писма за извинение за обслужване на клиенти
В света на бизнеса понякога нещата се объркват. Дали това е вина на фирмата ви и дали това може да бъде предотвратено, писмото за извинение може да свърши дълъг път в оздравяването на отношения с пострадал клиент. Тези писма често преминават през правния отдел, за да се гарантира, че компанията не се поддава на юридическа отговорност.
7. Интересни писма
Докато писмата от интереси най-често се използват от търсещите работа, които уведомяват работодателите за интереса им към дадена позиция в компанията, те също могат да бъдат използвани, за да изразят, че вашата компания е заинтересована да работи по конкретен проект с друга компания или неправителствена организация.
8. Съболезнователни писма
Дали жалеят за загубата на служител, съперник, партньор или някой друг във вашия професионален кръг, писмата на съболезнованията не са лесни за писане, но могат да бъдат трогателен жест към най-засегнатите от смъртта.
9. Меморандуми по време на работа
Докато бележките често са неформални, тези вътрешни комуникации са като бизнес писма от един служител до друг. Бележките могат да бъдат написани на почти всякакви теми, вариращи от допълнения към облеклото и сериозни нарушения на служителите.
10. Поздравително писмо
Въпреки че винаги е хубаво да се похвали служител, който отива отвъд и отзад, те трябва да бъдат запазени за наистина забележителни действия, тъй като колкото по-често се раздават, толкова по-малко означават тези, които ги получават.
