Ако имате притеснения по отношение на работата си, може да се наложи да повдигнете тези проблеми с шефа си в някакъв момент. Посочването на вашите опасения чрез писмо позволява на вашия шеф ясно да разбере точно какво ви касае, без да оставяте място за погрешно тълкуване, тъй като всички ваши мисли и идеи са ясно изразени. За да напишете писмо на загриженост към шефа си, следвайте определени насоки, за да се уверите, че вашите притеснения са изложени по професионален начин.
Очертайте основните опасения
В първия параграф на писмото обяснете точно защо се свързвате с шефа си. Използвайте първите две изречения, за да информирате читателя, че имате притеснения по отношение на работата, и проследете с обяснение направо до това какво ви притеснява. В рамките на този раздел очертайте основната тема или чадъра, които предизвикват загриженост.
Примери за загриженост:
- Здравейте, господин Смит. Пиша ви, тъй като имам няколко разочароващи притеснения по отношение на работата по озеленяването, възложена на моя отдел. По време на наблюдението си забелязах служители, които се появяват късно, прекалено уморени и работят с машини по непрофесионален начин. "
Осигурете конкретни примери
След като общата цел на писмото бъде обяснена, задълбайте се в ситуацията, като предоставите на читателя конкретни примери. Това му дава ясно разбиране за ситуацията и намалява вероятността писмото да остане незабелязано.
Пример за загриженост:
- Джейсън С. Мастърс пристигна на работното място в 10:45 ч., Което е 1,5 часа след планираното време за пристигане. При пристигането си той изглеждаше прекалено уморен и започна да работи с машини, без да извършва стандартизирана проверка за безопасност. По-късно следобед забелязах, че няколко служители работят с тежка техника, без да носят каски или използват предпазни мерки.
Избягвайте емоционални изявления
През целия процес на писане на писма, не ставайте прекалено емоционални, тъй като това води до намаляване на професионализма и легитимността на писмото. Уверете се, че всички твърдения са фактически базирани и свободни от емоционални нотки. Целта на това писмо е да предостави на началника си необходимата информация, за да очертае точните причини за безпокойство, за да може да предприеме действия, ако смята за необходимо.
Предложете подобрения
В края на писмото направете предложения относно опасенията си. Уверете се, че тези предложения остават такива, а не изисквания. Предшествайте предложение, използвайте изявления като „Мислите ли, че ще бъде най-добре…“ или „Може би ще бъде полезно ….“ Използвайте този раздел от писмото, за да представите идеи, които сте имали, но следвайте този раздел с искане за среща за по-нататъшно обсъждане на вашите притеснения и обмен на идеи за коригиране на проблеми.
