Отчетите са от решаващо значение за работата на всеки бизнес. Те могат да позволят на шефовете и надзорните органи да знаят точно къде стои компанията на различни проекти, които след това могат да бъдат докладвани на техните началници. Планирането на форматите на отчетите изисква специфична информация, която ще направи вашите формуляри по-лесни за използване от тези, които работят с хартия. Добрите форми също дават на планиращия място за творчество. Планирането на отчета преди отпечатване е от съществено значение за изготвянето на формуляр за отчет, който можете да използвате за продължителни периоди от време.
Елементи, от които се нуждаете
-
хартия
-
молив
-
гума
-
Черно постоянно мастило
Запишете цялата информация, която ще трябва да включите в доклада, на един лист хартия, след което превърнете тези точки във въпрос или във формат на командите. Задайте тази страница настрана. Извършете тази стъпка на компютъра, ако няма да ви обърква, но ако ги запишете на лист хартия, можете по-лесно да ги препратите към вашия формат на компютъра, когато сте готови да ги добавите, вместо да се връщате обратно и нататък между няколко документа.
Оформете първия групов проект на доклада на втория си лист хартия. Поставете логото на фирмата си в горната част на страницата и добавете Отчетния формуляр с големи удебелени букви на върха. За този пример ще използваме обща форма, която може да бъде пригодена за всеки проект.
Направете първия раздел, за да получите информация за конкретния проект. Това може да включва изискването репортерът да запише името на проекта, номера на проекта или всяка система, която използвате за идентифициране на вашия проект. След това запишете заявка, която идентифицира дали докладът е междинен доклад или окончателен доклад за проекта. Например:
Първи кръг:
Окончателен доклад за междинния доклад
или:
Какъв тип доклад е този? ****
или:
Тип доклад: междинен финал (кръг едно)
Направете втория раздел за лицето, което попълва формуляра. Включете име, длъжност или длъжност, специфични отговорности за проекта, по който докладват, и какво ще прикачат или ще включат в доклада си.
Разработете последния раздел от доклада, като помолите репортера да уточни какво е постигнато в края на доклада. За междинните доклади можете да оставите друг раздел, за който репортерът да очертае следващите стъпки и да дадете приблизителна дата на приключване на следващата фаза. Можете също така да изберете да включите договор в края на доклада, за да заявите, че служителите няма да разкриват никаква информация, а цялата включена информация е правилна доколкото им е известно.
Поставете формата на отчета в компютъра, като използвате програма за писане или предпочитаната от вас програма, и отпечатайте колкото искате копия, или направете окончателния проект и направете няколко копия, за да го запазите.
Съвети
-
Можете да използвате различен компютърен софтуер, за да съставите окончателния проект на формуляра за отчета преди печат в насипно състояние. Не забравяйте да държите вашите читатели в ума и да излагате информацията по начин, който най-добре да бъде разбран от повечето служители.
